Panduan Lengkap: Contoh Surat Pengunduran Diri Notaris yang Praktis & Tepat

Daftar Isi

Mengundurkan diri dari sebuah jabatan adalah keputusan besar, apalagi jika jabatan itu seprestisius Notaris. Profesi Notaris bukan sekadar pekerjaan biasa, melainkan sebuah amanah yang diatur ketat oleh undang-undang. Oleh karena itu, proses pengunduran diri seorang Notaris pun tidak bisa sembarangan. Ada prosedur resmi dan surat yang harus dibuat dengan benar.

Surat pengunduran diri Notaris bukan sekadar formalitas, melainkan dokumen penting yang menjadi dasar dimulainya proses administrasi dan hukum pelepasan jabatan. Surat ini ditujukan kepada otoritas yang berwenang, biasanya Majelis Pengawas dan Kementerian Hukum dan HAM, serta ditembuskan ke organisasi profesi, Ikatan Notaris Indonesia (INI).

Kenapa Seorang Notaris Mengundurkan Diri?¶

Ada berbagai alasan di balik keputusan seorang Notaris untuk meletakkan jabatannya. Alasan ini bisa bersifat pribadi, profesional, maupun faktor eksternal. Memahami alasan umum ini bisa memberi gambaran betapa krusialnya surat pengunduran diri yang dibuat.

Salah satu alasan paling umum adalah faktor kesehatan. Profesi Notaris menuntut konsentrasi tinggi dan kondisi fisik yang prima, terutama saat harus memeriksa dokumen, bertemu klien, atau bahkan hadir di persidangan jika diperlukan. Jika kondisi kesehatan menurun dan dianggap tidak memungkinkan lagi untuk menjalankan tugas secara optimal, mengundurkan diri bisa menjadi pilihan terbaik.

Selain itu, rencana pensiun dini juga bisa menjadi alasan. Meskipun ada usia pensiun resmi, seorang Notaris mungkin memilih untuk pensiun lebih awal karena ingin menikmati masa tua, fokus pada keluarga, atau beralih ke kegiatan lain yang tidak terlalu menuntut. Keputusan ini biasanya sudah dipertimbangkan masak-masak.

Pindah domisili ke luar wilayah kerja atau bahkan luar negeri juga bisa memaksa seorang Notaris untuk mengundurkan diri. Jabatan Notaris terikat pada wilayah kerja tertentu, sehingga jika pindah secara permanen, ia tidak bisa lagi menjalankan praktik di wilayah yang lama. Mengurus pindah wilayah kerja mungkin rumit atau bahkan tidak diinginkan, sehingga pengunduran diri menjadi solusi.

Beberapa Notaris mungkin juga memutuskan untuk beralih profesi. Misalnya, ada yang ingin menjadi akademisi, menjalankan bisnis keluarga, atau bahkan masuk ke dunia politik. Apapun profesi baru yang dipilih, jika itu tidak memungkinkan untuk tetap merangkap sebagai Notaris (karena aturan atau keterbatasan waktu), pengunduran diri adalah langkah logis. Terkadang, alasan pengunduran diri juga bersifat pribadi, seperti mengurus keluarga, masalah internal, atau sekadar mencari perubahan dalam hidup.

Image just for illustration

Proses Resmi Pengunduran Diri Notaris¶

Berbeda dengan karyawan swasta yang cukup menyerahkan surat resign ke atasan, pengunduran diri Notaris melibatkan serangkaian proses hukum dan administrasi yang diatur oleh Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN). Proses ini memastikan peralihan tugas dan tanggung jawab, terutama yang berkaitan dengan Protokol Notaris, berjalan lancar dan sesuai hukum.

Langkah awal biasanya dimulai dengan penyampaian surat permohonan pengunduran diri. Surat ini tidak ditujukan ke “kantor” Notaris, melainkan kepada otoritas pengawas, yaitu Majelis Pengawas Daerah (MPD) atau Majelis Pengawas Wilayah (MPW), tergantung pada tingkatan pengawasan, dan tembusannya ke Majelis Pengawas Pusat (MPP) serta Kementerian Hukum dan HAM (Kemenkumham) Cq. Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum (Dirjen AHU). Pemberitahuan kepada Ikatan Notaris Indonesia (INI) sebagai organisasi profesi juga penting.

Setelah surat diterima, Majelis Pengawas akan memproses permohonan tersebut. Mereka akan memastikan bahwa semua kewajiban Notaris yang bersangkutan telah terpenuhi, terutama terkait Protokol Notaris. Proses ini bisa memakan waktu karena melibatkan verifikasi dan koordinasi antarlembaga. Penting bagi Notaris yang mengundurkan diri untuk proaktif menanyakan status permohonannya.

Puncak dari proses ini adalah penerbitan Surat Keputusan (SK) dari Kementerian Hukum dan HAM yang secara resmi memberhentikan Notaris dari jabatannya. SK inilah yang menjadi legalitas bahwa Notaris tersebut tidak lagi berwenang menjalankan tugas jabatannya. Tanpa SK pemberhentian resmi, meskipun sudah tidak praktik, status Notaris masih melekat secara hukum.

Komponen Penting dalam Surat Pengunduran Diri Notaris¶

Surat pengunduran diri Notaris memiliki format dan komponen yang cukup standar dan formal. Setiap bagian memiliki fungsi penting untuk memastikan keabsahan dan kelancaran proses pengunduran diri. Jangan sampai ada detail krusial yang terlewat, karena bisa menghambat proses.

Komponen pertama dan terpenting adalah identitas lengkap Notaris. Ini meliputi nama lengkap, nomor KTP (atau identitas lain), alamat pribadi, dan juga alamat kantor Notaris. Informasi ini diperlukan untuk verifikasi data oleh pihak berwenang.

Berikutnya adalah Nomor dan Tanggal Surat Keputusan (SK) Pengangkatan Notaris. Ini adalah bukti legalitas pengangkatan Notaris yang bersangkutan. Mencantumkan nomor SK ini mempermudah pihak penerima surat untuk melacak data Notaris dalam arsip mereka.

Surat harus secara eksplisit menyatakan pernyataan pengunduran diri dari jabatan Notaris. Gunakan kalimat yang jelas dan tegas, tidak ambigu. Sebutkan juga wilayah kerja Notaris tersebut sesuai SK pengangkatan.

Tanggal efektif pengunduran diri juga harus dicantumkan dengan jelas. Apakah pengunduran diri berlaku segera setelah disetujui, atau pada tanggal tertentu di masa depan? Penetapan tanggal efektif ini penting untuk transisi dan serah terima Protokol Notaris.

Alasan pengunduran diri umumnya dicantumkan, meskipun kadang bisa dibuat umum jika terlalu pribadi. Menyebutkan alasan (misalnya, alasan kesehatan, pindah domisili, pensiun) dapat memberikan konteks dan mempermudah pihak berwenang memahami situasi. Namun, pastikan alasannya jujur dan profesional.

Bagian yang tak kalah penting adalah pernyataan kesiapan untuk menyerahkan Protokol Notaris. Ini menunjukkan pemahaman Notaris terhadap salah satu kewajiban terpenting saat berhenti, yaitu menyerahkan seluruh dokumen dan arsip kenotariatan kepada Notaris lain yang ditunjuk (Notaris Penyimpan Protokol) atau Majelis Pengawas.

Terakhir, surat harus diakhiri dengan ucapan terima kasih (formalitas), tempat dan tanggal pembuatan surat, serta tanda tangan dan nama lengkap Notaris yang mengajukan pengunduran diri. Pastikan format surat rapi dan menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal, sesuai dengan kaidah surat resmi.

Image just for illustration

Contoh Surat Pengunduran Diri Notaris¶

Berikut adalah contoh draf surat pengunduran diri Notaris yang bisa dijadikan referensi. Ingat, ini hanya contoh dan mungkin perlu penyesuaian dengan situasi spesifik dan regulasi terbaru yang berlaku. Sebaiknya selalu konsultasikan draf surat ini dengan senior Notaris atau pihak berwenang terkait jika ragu.

                                                [Kota Pembuatan Surat], [Tanggal Pembuatan Surat]

Kepada Yth.
Majelis Pengawas Daerah (MPD) [Nama Kabupaten/Kota tempat Notaris berkedudukan]
Cq. Ketua
di Tempat

Tembusan Yth:
1. Majelis Pengawas Wilayah (MPW) [Nama Provinsi]
2. Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
   Cq. Direktur Jenderal Administrasi Hukum Umum
   di Jakarta
3. Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (PP INI)
4. Pengurus Wilayah Ikatan Notaris Indonesia (Pengwil INI) [Nama Provinsi]
5. Pengurus Daerah Ikatan Notaris Indonesia (Pengda INI) [Nama Kabupaten/Kota]

Perihal: Permohonan Pengunduran Diri dari Jabatan Notaris

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap      : [Nama Lengkap Notaris Sesuai SK]
Jenis Kelamin     : [Laki-laki/Perempuan]
Tempat/Tanggal Lahir: [Tempat/Tanggal Lahir]
Nomor Induk Kependudukan (NIK): [Nomor NIK]
Alamat Domisili   : [Alamat Lengkap Tempat Tinggal]
Jabatan           : Notaris di [Nama Kabupaten/Kota]
Alamat Kantor     : [Alamat Lengkap Kantor Notaris]
Nomor SK Pengangkatan Notaris : [Nomor SK] tanggal [Tanggal SK Pengangkatan]
Wilayah Kerja     : [Sebutkan Wilayah Kerja Sesuai SK]

Dengan ini, saya memberitahukan dan mengajukan permohonan pengunduran diri secara hormat dari jabatan Notaris di [Nama Kabupaten/Kota] yang saya emban berdasarkan Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor [Nomor SK] tanggal [Tanggal SK Pengangkatan] tersebut di atas.

Pengunduran diri ini saya ajukan dengan efektif terhitung sejak tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri]. [Opsional: Sebutkan alasan secara ringkas dan profesional, misal: Alasan pengunduran diri ini terkait dengan kondisi kesehatan yang tidak memungkinkan saya untuk menjalankan tugas dan fungsi Notaris secara optimal, atau: Saya akan pindah domisili dan menetap di luar wilayah kerja ini untuk alasan keluarga, atau: Saya memasuki masa pensiun dini].

Saya memahami sepenuhnya kewajiban saya untuk menyerahkan seluruh Protokol Notaris yang berada di bawah penguasaan dan penyimpanan saya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku mengenai Jabatan Notaris, terutama Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Saya menyatakan kesiapan untuk berkoordinasi dan melaksanakan proses serah terima Protokol Notaris kepada Majelis Pengawas atau Notaris Penyimpan Protokol yang ditunjuk sesuai mekanisme yang berlaku.

Saya juga mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Majelis Pengawas, Kementerian Hukum dan HAM, Ikatan Notaris Indonesia, serta seluruh pihak terkait atas bimbingan, arahan, dan kerja sama yang telah diberikan selama saya menjalankan jabatan Notaris.

Saya berharap proses pengunduran diri dan penyerahan Protokol Notaris ini dapat berjalan lancar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Nama Lengkap Notaris]
[Tanda Tangan Asli]

Lampiran (jika ada):
- Fotokopi SK Pengangkatan Notaris
- Surat Keterangan [misal: keterangan dokter jika alasan kesehatan, surat keterangan pindah domisili jika relevan]
- [Dokumen pendukung lain jika diperlukan oleh Majelis Pengawas]

Penjelasan Singkat Contoh Surat:

• Kepada Yth: Ditujukan kepada otoritas pengawas utama, biasanya MPD di wilayah kerja.
• Tembusan Yth: Mencantumkan pihak-pihak lain yang perlu mengetahui permohonan ini, termasuk Kemenkumham dan organisasi profesi (INI) di berbagai tingkatan. Ini menunjukkan bahwa proses dilakukan secara transparan dan memberitahukan semua pihak terkait.
• Perihal: Menyatakan dengan jelas maksud surat.
• Data Diri: Lengkapi semua informasi yang diminta sesuai dengan dokumen identitas dan SK Pengangkatan. Pastikan tidak ada kesalahan ketik.
• Pernyataan Pengunduran Diri: Gunakan kalimat formal dan jelas. Sebutkan dasar pengangkatan (Nomor dan Tanggal SK) untuk referensi.
• Tanggal Efektif: Tentukan tanggal kapan pengunduran diri berlaku. Ini bisa tanggal surat disetujui, atau tanggal tertentu di masa depan.
• Alasan: Cantumkan alasan (opsional tapi disarankan) secara ringkas dan profesional. Hindari bahasa yang terlalu personal atau emosional.
• Pernyataan Kesiapan Serah Terima Protokol: Bagian ini sangat penting. Menunjukkan bahwa Notaris memahami kewajiban hukumnya terkait Protokol Notaris sesuai UUJN. Penyebutan UUJN juga menunjukkan pemahaman akan dasar hukum.
• Ucapan Terima Kasih: Formalitas yang umum dalam surat resmi.
• Penutup: Format standar surat resmi.
• Lampiran: Sebutkan dokumen pendukung yang dilampirkan jika ada.

Image just for illustration

Tips Menulis dan Mengajukan Surat Pengunduran Diri Notaris¶

Menulis surat pengunduran diri Notaris mungkin terlihat mudah, namun ada beberapa tips yang bisa membantu prosesnya berjalan lebih lancar dan profesional. Mengingat profesi ini diatur ketat, setiap detail bisa menjadi penting.

Pertahankan Nada Profesional: Selalu gunakan bahasa formal, sopan, dan profesional. Hindari curhat, mengeluh, atau menyatakan kekecewaan dalam surat. Fokus pada fakta dan niat untuk mengundurkan diri sesuai prosedur.

Jelas dan Ringkas: Sampaikan maksud pengunduran diri dengan jelas di awal surat. Bagian-bagian lain berfungsi sebagai pendukung dan pelengkap informasi penting. Hindari kalimat bertele-tele yang bisa menimbulkan kebingungan.

Periksa Kembali Detail: Validasi ulang semua informasi pribadi, nomor SK, tanggal, dan alamat yang dicantumkan. Kesalahan kecil pada detail ini bisa menunda proses verifikasi.

Kirim Melalui Saluran yang Tepat: Pastikan surat ditujukan kepada pihak yang berwenang (MPD/MPW) dan ditembuskan kepada pihak-pihak terkait (Kemenkumham, INI) sesuai hierarki yang benar. Tanyakan atau cari informasi mengenai alamat lengkap dan pejabat yang berwenang menerima surat tersebut.

Pertimbangkan Konsultasi: Jika memungkinkan, diskusikan niat dan draf surat Anda dengan Notaris senior yang Anda percaya atau pengurus INI di wilayah Anda. Mereka mungkin punya pengalaman atau informasi terbaru mengenai prosedur yang berlaku. Konsultasi hukum dengan praktisi lain juga bisa membantu.

Siapkan Diri untuk Proses Lanjut: Pengunduran diri Notaris bukanlah akhir dari segalanya. Setelah surat diajukan, akan ada proses selanjutnya, terutama terkait serah terima Protokol Notaris. Siapkan diri Anda untuk berkoordinasi dan kooperatif selama proses ini.

Apa yang Terjadi Setelah Surat Disampaikan?¶

Mengajukan surat pengunduran diri hanyalah langkah awal. Proses selanjutnya melibatkan verifikasi, persetujuan, dan yang paling krusial, penyerahan Protokol Notaris. Memahami alur setelah surat terkirim bisa membantu Notaris yang bersangkutan mempersiapkan diri.

Setelah surat permohonan diterima oleh Majelis Pengawas, mereka akan melakukan verifikasi data dan persyaratan yang diajukan. Majelis Pengawas akan memastikan bahwa pengunduran diri ini memenuhi syarat formal dan material sesuai UUJN. Jika ada kekurangan, mereka mungkin akan meminta klarifikasi atau dokumen tambahan.

Jika permohonan disetujui di tingkat Majelis Pengawas, rekomendasi akan diteruskan ke Kementerian Hukum dan HAM, Cq. Dirjen AHU. Kementerian inilah yang memiliki kewenangan penuh untuk menerbitkan Surat Keputusan (SK) pemberhentian Notaris. Penerbitan SK ini bisa memakan waktu karena melibatkan proses birokrasi.

Sementara menunggu SK pemberhentian terbit, proses paling penting yang harus segera dipersiapkan adalah penyerahan Protokol Notaris. Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen asli yang dibuat dan disimpan oleh Notaris, meliputi minuta akta, buku daftar akta, klapper, surat di bawah tangan yang didaftarkan, dan lain-lain (sesuai Pasal 63 UUJN). Protokol ini adalah arsip negara yang wajib diserahkan.

Majelis Pengawas biasanya akan menunjuk Notaris lain yang berkedudukan di wilayah kerja yang sama atau terdekat sebagai Notaris Penyimpan Protokol (NPP). Notaris yang mengundurkan diri wajib menyerahkan seluruh Protokol Notarisnya kepada NPP ini dalam kondisi lengkap dan rapi. Proses serah terima ini diawasi oleh Majelis Pengawas dan dibuatkan berita acara. Kelalaian dalam penyerahan Protokol Notaris bisa menimbulkan sanksi hukum, bahkan setelah Notaris tersebut berhenti dari jabatannya.

Setelah SK pemberhentian Notaris terbit, barulah Notaris tersebut secara resmi kehilangan kewenangannya. Salinan SK ini biasanya dikirimkan juga ke organisasi profesi (INI) dan instansi terkait lainnya. Pengumuman mengenai pemberhentian ini mungkin juga dipublikasikan agar masyarakat mengetahui.

Pertimbangan Hukum Penting¶

Bagi seorang Notaris, setiap tindakan selalu berada dalam kerangka hukum, termasuk saat mengundurkan diri. Ada beberapa pasal dalam UUJN yang sangat relevan dengan proses pengunduran diri dan konsekuensinya.

Dasar hukum utama adalah Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (UUJN). Pasal-pasal yang relevan antara lain mengatur mengenai kewajiban Notaris (termasuk penyerahan Protokol) dan pemberhentian Notaris.

Pasal 63 UUJN secara spesifik mengatur mengenai Protokol Notaris dan kewajiban Notaris untuk menyerahkannya apabila berhenti menjalankan jabatan. Pasal ini menekankan pentingnya kesinambungan penyimpanan arsip kenotariatan yang bersifat publik. Kelalaian dalam hal ini adalah pelanggaran serius.

Selain itu, penting untuk diingat bahwa tanggung jawab Notaris tidak serta merta hilang begitu saja setelah mengundurkan diri. Pasal 65 UUJN menyatakan bahwa Notaris yang diberhentikan dengan hormat tetap bertanggung jawab atas Protokol Notaris yang dibuatnya. Artinya, jika di kemudian hari muncul masalah hukum terkait akta atau tindakan Notaris saat masih aktif, mantan Notaris tersebut masih bisa dimintai pertanggungjawaban. Oleh karena itu, menjaga integritas dan akurasi Protokol Notaris adalah sangat penting.

Peran Majelis Pengawas (MPD, MPW, MPP) juga diatur dalam UUJN. Mereka bertugas melakukan pengawasan terhadap Notaris, termasuk dalam proses pengunduran diri dan penyerahan Protokol Notaris. Kerjasama dan kepatuhan terhadap arahan Majelis Pengawas sangat krusial.

Memahami kerangka hukum ini membantu Notaris menyadari bahwa pengunduran diri bukanlah sekadar berhenti bekerja, melainkan proses pelepasan tanggung jawab publik yang diatur ketat demi kepentingan hukum dan masyarakat.

Image just for illustration

Hal yang Perlu Dihindari Saat Mengundurkan Diri Sebagai Notaris¶

Ada beberapa jebakan atau kesalahan umum yang sebaiknya dihindari oleh seorang Notaris saat memutuskan untuk mengundurkan diri. Menghindari ini akan membuat proses lebih lancar dan menjaga reputasi profesional.

Jangan Mengundurkan Diri Secara Mendadak: Jabatan Notaris melibatkan tanggung jawab publik yang besar. Mengundurkan diri tanpa pemberitahuan atau tanpa mengikuti prosedur resmi bisa menimbulkan masalah hukum dan mengganggu pelayanan kepada masyarakat yang berkepentingan dengan Protokol Notaris.

Jangan Lalai dalam Serah Terima Protokol: Ini adalah kewajiban paling vital. Menunda, tidak kooperatif, atau bahkan menghilangkan sebagian Protokol Notaris adalah pelanggaran serius dengan konsekuensi hukum. Pastikan semua arsip lengkap dan tersusun rapi saat diserahkan.

Jangan Menggunakan Bahasa yang Tidak Profesional: Surat pengunduran diri adalah dokumen resmi. Hindari menggunakan bahasa gaul, kasar, atau terlalu emosional. Jaga nada tetap formal dan profesional, terlepas dari alasan pengunduran diri Anda.

Jangan Mengirim Surat ke Pihak yang Salah: Pastikan surat permohonan ditujukan dan ditembuskan kepada pihak-pihak yang berwenang sesuai ketentuan UUJN dan peraturan pelaksana lainnya. Salah alamat bisa menunda atau bahkan menggagalkan proses.

Jangan Lupakan SK Pengangkatan: Nomor dan tanggal SK Pengangkatan Notaris adalah identitas hukum Anda sebagai Notaris. Pastikan nomor ini tercantum dengan benar dalam surat pengunduran diri.

Jangan Abaikan Saran dari Majelis Pengawas atau INI: Selama proses, mungkin ada arahan atau persyaratan tambahan dari Majelis Pengawas atau organisasi profesi. Ikuti saran dan arahan tersebut untuk memastikan proses berjalan sesuai aturan.

Pengunduran diri seorang Notaris adalah proses yang kompleks, melibatkan aspek pribadi, profesional, dan yang paling utama, hukum. Surat pengunduran diri hanyalah pintu masuk menuju serangkaian prosedur resmi. Membuat surat dengan benar dan mengikuti proses selanjutnya dengan patuh adalah kunci untuk mengakhiri pengabdian sebagai Notaris dengan baik dan terhormat.

Semoga panduan dan contoh surat ini bermanfaat bagi Anda yang sedang mencari informasi terkait pengunduran diri dari jabatan Notaris.

Apakah Anda punya pengalaman atau pertanyaan seputar pengunduran diri Notaris? Atau mungkin ada tips lain yang ingin Anda bagikan? Yuk, diskusikan di kolom komentar di bawah!