Panduan Lengkap Contoh Surat Pemberitahuan Force Majeure: Tips & Template!

Daftar Isi

Situasi tak terduga bisa datang kapan saja, kan? Kadang, kejadian di luar kendali kita bisa bikin kontrak atau perjanjian yang udah diteken jadi susah banget buat dipenuhi. Nah, dalam dunia hukum dan bisnis, kondisi kayak gini sering disebut force majeure atau keadaan memaksa. Kalau kamu lagi ngalamin ini dan butuh kasih tahu pihak lain, surat pemberitahuan force majeure jadi penting banget.

Image just for illustration

Apa Itu Force Majeure?¶

Secara gampangnya, force majeure itu adalah situasi atau kejadian yang terjadi di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya. Ini bukan salah siapa-siapa, tapi murni karena faktor eksternal yang nggak bisa dikontrol. Kejadian ini bikin salah satu pihak dalam perjanjian jadi nggak bisa menjalankan kewajibannya sesuai kesepakatan awal.

Contoh force majeure macem-macem, mulai dari bencana alam kayak gempa bumi, banjir, atau letusan gunung berapi, sampai kejadian sosial kayak perang, kerusuhan, pemogokan massal, atau bahkan pandemi penyakit kayak kemarin itu lho. Intinya, kejadian ini nggak diduga pas perjanjian dibuat dan nggak bisa dihindari dampaknya. Nah, kondisi ini punya implikasi hukum terhadap perjanjian yang udah ada.

Mengapa Perlu Surat Pemberitahuan Force Majeure?¶

Kamu mungkin mikir, “Kan kejadiannya udah jelas di berita, kenapa harus pakai surat segala?” Nah, ini penting banget! Dalam banyak perjanjian, klausul force majeure mensyaratkan adanya pemberitahuan tertulis dari pihak yang terdampak kepada pihak lainnya. Tanpa pemberitahuan ini, pihak yang terdampak bisa dianggap lalai atau wanprestasi, meskipun sebenarnya itu karena force majeure.

Surat ini berfungsi sebagai bukti resmi bahwa kamu memang sedang mengalami kondisi force majeure dan nggak bisa memenuhi kewajibanmu karena hal itu. Ini juga jadi langkah awal untuk memulai diskusi atau negosiasi ulang soal bagaimana perjanjian akan dilanjutkan, dihentikan sementara, atau bahkan dibatalkan karena kondisi tersebut. Jadi, jangan sepelekan surat ini ya, fungsinya krusial banget!

Komponen Penting dalam Surat Pemberitahuan Force Majeure¶

Biar surat kamu sah dan efektif, ada beberapa bagian yang wajib ada di dalamnya. Ini kayak resep kue, kalau ada yang kurang, hasilnya bisa beda atau bahkan gagal. Apa aja sih komponennya?

Identitas Para Pihak¶

Jelas dong, surat ini harus jelas ditujukan ke siapa dan dari siapa. Cantumkan nama lengkap atau nama perusahaan, alamat, dan detail kontak kedua belah pihak. Ini memastikan surat sampai ke orang yang tepat dan ada catatan resminya.

Detail Perjanjian¶

Sebutkan perjanjian mana yang terdampak oleh force majeure ini. Sebutkan nomor perjanjian (kalau ada), tanggal perjanjian dibuat, dan deskripsi singkat tentang apa perjanjian itu. Ini penting biar pihak penerima langsung tahu perjanjian mana yang sedang dibahas. Misalnya, “Perjanjian Kerja Sama Pengadaan Barang Nomor: ABC/XYZ/2023 tanggal 1 Januari 2023”.

Deskripsi Kejadian Force Majeure¶

Bagian ini inti dari suratnya. Jelaskan secara rinci dan jelas kejadian force majeure apa yang sedang terjadi. Kapan kejadian itu dimulai? Apa sifat kejadiannya? Sebutkan bukti-bukti pendukung kalau ada, misalnya laporan berita, pengumuman resmi dari pemerintah, foto-foto dampak kejadian, atau dokumen relevan lainnya. Semakin jelas deskripsinya, semakin kuat alasan kamu.

Dampak Kejadian¶

Setelah menjelaskan kejadiannya, sampaikan bagaimana kejadian tersebut berdampak langsung pada kemampuan kamu untuk memenuhi kewajiban dalam perjanjian. Jelaskan hambatan spesifik apa yang kamu hadapi. Apakah pabriknya terendam banjir? Jalur distribusinya terputus? Karyawan nggak bisa masuk kerja karena pembatasan wilayah? Sampaikan dampaknya secara spesifik terkait dengan kewajiban dalam perjanjian tersebut.

Rencana Tindak Lanjut¶

Surat pemberitahuan ini bukan cuma tentang bilang “Saya nggak bisa”, tapi juga menunjukkan bahwa kamu bertanggung jawab dan punya rencana ke depan. Jelaskan langkah-langkah apa yang sudah atau akan kamu ambil untuk mengatasi dampak force majeure tersebut dan meminimalkan kerugian bagi kedua belah pihak. Kapan kira-kira kamu berharap bisa kembali memenuhi kewajiban? Atau apakah perlu ada penyesuaian perjanjian?

Dasar Hukum (Opsional tapi bagus)¶

Kalau kamu tahu, sebutkan klausul force majeure mana dalam perjanjian yang menjadi dasar pemberitahuan ini. Misalnya, “Sesuai dengan Pasal X Klausul Force Majeure dalam Perjanjian Nomor Y…” Ini menunjukkan bahwa kamu paham isi perjanjian dan bertindak sesuai dengan yang disepakati. Kalau perjanjianmu nggak punya klausul force majeure spesifik, kamu bisa merujuk pada ketentuan umum dalam undang-undang, misalnya Pasal 1245 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), meskipun ini butuh konsultasi hukum lebih lanjut.

Permohonan dan Harapan¶

Akhiri surat dengan menyampaikan harapanmu. Apakah kamu memohon penundaan pelaksanaan kewajiban? Peninjauan kembali jadwal? Diskusi lebih lanjut tentang force majeure ini? Atau kemungkinan pembatalan perjanjian jika situasinya berlarut-larut? Sampaikan harapanmu secara jelas agar pihak penerima tahu apa yang kamu inginkan. Jangan lupa sampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang timbul.

Contoh Surat Pemberitahuan Force Majeure¶

Oke, biar lebih kebayang, ini dia salah satu contoh template surat pemberitahuan force majeure yang bisa kamu adaptasi. Skenarionya, sebuah perusahaan konstruksi nggak bisa menyelesaikan proyek karena ada gempa bumi parah di lokasi proyek.

---

KOP SURAT PERUSAHAAN PENGIRIM

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran, misal: 3 (tiga) lembar]
Hal: Pemberitahuan Keadaan Memaksa (Force Majeure)

Yth.
[Nama atau Jabatan Pihak Penerima]
[Nama Perusahaan Pihak Penerima]
[Alamat Lengkap Pihak Penerima]

Di [Kota]

Dengan hormat,

Merujuk pada Perjanjian Pembangunan [Nama Proyek] Nomor: [Nomor Perjanjian] tanggal [Tanggal Perjanjian] antara perusahaan kami, [Nama Perusahaan Kamu], dengan [Nama Perusahaan Pihak Penerima], bersama surat ini kami beritahukan mengenai adanya kondisi force majeure yang berdampak pada pelaksanaan Perjanjian tersebut.

Pada hari [Hari], tanggal [Tanggal Kejadian], pukul [Waktu Kejadian] WIB, telah terjadi [Sebutkan Jenis Bencana/Kejadian, contoh: gempa bumi berkekuatan … skala Richter] di wilayah [Lokasi Kejadian] yang merupakan lokasi proyek pembangunan [Nama Proyek]. Kejadian ini termasuk dalam definisi keadaan memaksa (force Majeure) sebagaimana diatur dalam Pasal [Nomor Pasal Force Majeure dalam Perjanjian] Perjanjian Pembangunan [Nama Proyek].

Dampak dari kejadian tersebut sangat signifikan dan berada di luar kendali serta kemampuan perusahaan kami untuk mencegah maupun mengatasinya. [Jelaskan Dampak Spesifik, contoh: Infrastruktur di lokasi proyek mengalami kerusakan parah, akses jalan menuju lokasi terputus total, sebagian material bangunan yang sudah ada rusak, dan kondisi ini membahayakan keselamatan pekerja]. Akibat dampak ini, pelaksanaan pekerjaan pembangunan [Nama Proyek] secara langsung terhenti dan kami tidak dapat melanjutkan pekerjaan sesuai jadwal yang telah disepakati dalam Perjanjian.

Kami telah dan akan terus berupaya untuk memitigasi dampak dari force majeure ini, antara lain dengan [Sebutkan Upaya yang Dilakukan, contoh: melakukan evaluasi tingkat kerusakan, berkoordinasi dengan pihak berwenang terkait akses lokasi, dan merencanakan perbaikan infrastruktur esensial]. Namun, dengan kondisi saat ini, kami memperkirakan [Sebutkan Estimasi Dampak terhadap Jadwal/Pelaksanaan, contoh: pelaksanaan proyek akan tertunda untuk jangka waktu yang belum dapat dipastikan atau setidaknya selama … bulan].

Mengingat kondisi force majeure ini, kami dengan berat hati memberitahukan bahwa kami tidak dapat memenuhi kewajiban penyelesaian proyek sesuai jadwal semula. Sehubungan dengan hal ini, kami memohon pengertian dan kerja sama Saudara untuk [Sebutkan Permohonan, contoh: menunda sementara pelaksanaan kewajiban kami dalam Perjanjian sampai kondisi memungkinkan untuk dilanjutkan kembali, atau meninjau ulang jadwal penyelesaian proyek]. Kami siap untuk melakukan diskusi lebih lanjut dengan Saudara untuk mencari solusi terbaik terkait kelanjutan Perjanjian ini.

Sebagai lampiran surat ini, kami sertakan [Sebutkan Lampiran, contoh: Laporan Penilaian Dampak Gempa dari Tim Independen, Foto-foto Kondisi Lokasi Proyek Pasca Gempa, Pengumuman Resmi Pemerintah Daerah terkait Bencana Gempa].

Kami sangat menghargai kerja sama yang telah terjalin selama ini dan memohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan akibat kondisi force majeure ini. Kami akan segera memberikan informasi terbaru mengenai perkembangan situasi dan rencana tindak lanjut yang lebih pasti.

Atas perhatian dan pengertian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Kamu]

---

Catatan: Contoh di atas adalah template dasar. Kamu harus mengadaptasi isinya sesuai dengan situasi spesifik yang kamu alami, jenis perjanjiannya, dan klausul force majeure yang ada di dalam perjanjianmu. Bagian-bagian dalam kurung siku [] wajib kamu isi dengan detail yang relevan. Jangan lupa sertakan lampiran yang mendukung klaim force majeure kamu.

Kapan Mengirim Surat Pemberitahuan Force Majeure?¶

Ini poin krusial lainnya: Timing. Kapan sih waktu yang tepat buat ngirim surat ini? Jawabannya: Segera setelah kamu mengetahui atau menyadari bahwa kejadian force majeure tersebut berdampak pada kemampuanmu memenuhi kewajiban. Jangan ditunda-tunda! Banyak perjanjian mencantumkan batas waktu spesifik untuk memberikan pemberitahuan force majeure, misalnya dalam waktu 7x24 jam atau 14 hari setelah kejadian.

Kalau kamu terlambat memberikan pemberitahuan sesuai dengan yang disyaratkan di perjanjian, pihak lain mungkin bisa berargumen bahwa kamu sudah lalai memberikan notifikasi, dan ini bisa melemahkan posisi hukum kamu, bahkan berpotensi membuatmu tetap dianggap wanprestasi meskipun kejadiannya memang force majeure. Jadi, begitu tahu ada force majeure yang mempengaruhi perjanjianmu, langsung bergerak cepat buat menyusun dan mengirim surat pemberitahuan. Lebih baik terlalu cepat daripada terlambat.

Tips Menulis Surat Pemberitahuan Force Majeure yang Efektif¶

Menulis surat ini butuh ketelitian biar dampaknya maksimal. Ini beberapa tips yang bisa bantu kamu:

1. Periksa Perjanjianmu: Baca baik-baik klausul force majeure dalam perjanjian. Pastikan kejadian yang kamu alami masuk dalam definisi force majeure di perjanjian itu. Perhatikan juga prosedur pemberitahuan dan batas waktunya.
2. Jelas dan Objektif: Jelaskan kejadian force majeure dan dampaknya secara jelas, faktual, dan objektif. Hindari bahasa yang emosional atau menyalahkan. Fokus pada bagaimana kejadian tersebut secara fisik atau logistik menghambatmu memenuhi kewajiban.
3. Sertakan Bukti Pendukung: Surat pemberitahuan akan lebih kuat kalau didukung bukti-bukti relevan. Kumpulkan dokumen, foto, laporan, atau pengumuman resmi yang bisa memvalidasi klaim force majeure kamu. Lampirkan dokumen-dokumen ini bersama surat.
4. Sebutkan Dampak Spesifik: Jangan hanya bilang “terdampak”, tapi jelaskan bagaimana dampaknya secara spesifik terhadap kewajibanmu. Misalnya, “pengiriman barang jadi nggak bisa dilakukan karena pelabuhan ditutup” atau “proses produksi terhenti karena pasokan bahan baku dari wilayah terdampak terhenti”.
5. Jaga Nada Profesional: Meskipun situasinya nggak mengenakkan, tetap jaga nada surat tetap profesional dan kooperatif. Tunjukkan niat baikmu untuk mencari solusi bersama.
6. Konsultasi Hukum: Jika nilai perjanjiannya besar atau situasinya kompleks, sangat disarankan untuk berkonsultasi dengan penasihat hukum sebelum mengirim surat. Mereka bisa membantu memastikan suratmu sudah sesuai dengan hukum dan isi perjanjian, serta memberikan saran langkah selanjutnya.
7. Pastikan Pengiriman Terverifikasi: Kirim surat pemberitahuan melalui metode yang bisa dilacak dan dibuktikan pengirimannya, misalnya melalui pos tercatat, kurir dengan tanda terima, atau email dengan konfirmasi baca jika diperbolehkan dalam perjanjian. Ini penting sebagai bukti bahwa kamu sudah menyampaikan pemberitahuan.

Fakta Menarik Seputar Force Majeure¶

• Istilah force majeure berasal dari bahasa Prancis yang secara harfiah berarti “kekuatan lebih besar”. Konsep ini sudah dikenal luas dalam sistem hukum civil law (hukum perdata) di banyak negara.
• Pandemi COVID-19 adalah salah satu contoh force majeure global yang paling signifikan dalam sejarah modern. Dampaknya sangat luas dan memicu banyak sengketa terkait force majeure di berbagai sektor bisnis.
• Apakah perubahan iklim bisa jadi force majeure? Ini pertanyaan yang sedang banyak didiskusikan. Beberapa pihak berpendapat, jika dampak perubahan iklim (misalnya banjir ekstrem yang belum pernah terjadi sebelumnya) menyebabkan gangguan parah yang nggak bisa diantisipasi, itu bisa jadi masuk kategori force majeure, tapi ini masih jadi perdebatan.

Dasar Hukum Force Majeure di Indonesia¶

Dalam hukum Indonesia, konsep force majeure dikenal juga dengan istilah keadaan memaksa atau overmacht. Dasar hukumnya bisa ditemukan dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata), terutama Pasal 1245. Pasal ini menyatakan bahwa debitur tidak bertanggung jawab untuk mengganti kerugian jika ia terhalang memenuhi perikatan karena suatu keadaan memaksa yang tidak dapat diduga sebelumnya, tidak dapat dipertanggungjawabkan kepadanya, dan tidak dapat dicegah.

Namun, perlu diingat bahwa definisi dan implikasi force majeure yang paling kuat dalam konteks perjanjian ada di dalam klausul force majeure perjanjian itu sendiri. Para pihak dalam perjanjian bebas mendefinisikan apa saja yang termasuk force majeure, bagaimana prosedur pemberitahuannya, dan apa konsekuensinya (misalnya penundaan, perubahan jadwal, atau pembatalan). Jadi, klausul dalam kontrakmu adalah acuan utama.

Alternatif Penanganan Situasi Force Majeure¶

Setelah surat pemberitahuan force majeure dikirim, biasanya langkah selanjutnya adalah negosiasi antara kedua belah pihak. Tujuan negosiasi ini adalah mencari solusi terbaik untuk meminimalkan kerugian dan menentukan nasib perjanjian ke depannya. Beberapa opsi yang bisa didiskusikan antara lain:

• Penundaan Pelaksanaan: Menunda sementara kewajiban sampai kondisi force majeure berakhir atau memungkinkan.
• Perubahan Jadwal: Menyesuaikan jadwal pelaksanaan proyek atau pengiriman barang.
• Perubahan Syarat: Mengubah syarat-syarat tertentu dalam perjanjian, misalnya lokasi pengiriman atau spesifikasi barang jika kondisi force majeure membatasi ketersediaan.
• Penghentian Sementara: Menghentikan pelaksanaan perjanjian sampai waktu yang tidak ditentukan sampai situasinya jelas.
• Pembatalan Perjanjian: Jika kondisi force majeure diperkirakan akan berlangsung lama atau membuat perjanjian tidak mungkin lagi dilaksanakan, para pihak bisa sepakat untuk membatalkan perjanjian tanpa adanya kewajiban ganti rugi.

Penting untuk diingat bahwa force majeure bukan berarti perjanjian otomatis batal. Ia hanya memberikan alasan hukum bagi satu pihak untuk tidak memenuhi kewajibannya untuk sementara waktu atau memicu diskusi penyesuaian/pembatalan perjanjian, tergantung pada isi klausul force majeure dan kesepakatan para pihak.

---

Mengalami situasi force majeure memang nggak mengenakkan, tapi dengan penanganan yang tepat dan komunikasi yang baik, dampaknya bisa diminimalkan. Surat pemberitahuan force majeure adalah langkah awal yang krusial untuk melindungi hak dan kewajibanmu dalam situasi yang di luar kendali.

Gimana nih, setelah baca panduan dan contoh suratnya? Ada pertanyaan atau pengalaman yang mau dibagi seputar force majeure atau surat pemberitahuannya? Yuk, share di kolom komentar di bawah!