Rumpang Tapi Ampuh! Panduan Lengkap Contoh Surat Dinas yang Anti Ribet

Daftar Isi

Surat dinas adalah alat komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah, lembaga swasta, organisasi, atau perusahaan. Fungsinya macem-macem, mulai dari pemberitahuan, undangan, permohonan, edaran, sampai memo internal. Karena sifatnya yang resmi dan formal, surat dinas punya struktur dan kaidah penulisan yang baku. Nggak bisa sembarangan nulisnya.

Nah, seringkali kita ketemu atau butuh contoh surat dinas yang rumpang. Apa sih maksudnya “rumpang”? Itu artinya ada bagian-bagian yang sengaja dikosongkan atau diberi placeholder (semacam penanda) supaya bisa diisi sesuai kebutuhan kita. Tujuannya macem-macem, bisa buat latihan nulis, buat template dasar, atau buat ngerti struktur surat dinas itu sendiri tanpa terganggu sama isian detailnya. Memahami contoh yang rumpang ini penting banget biar kita tahu bagian mana aja yang wajib ada dan gimana cara ngisinya dengan benar.

Image just for illustration

Struktur Baku Surat Dinas¶

Sebelum kita lihat contoh yang rumpang, kita perlu paham dulu nih, apa aja sih bagian-bagian penting yang wajib ada dalam sebuah surat dinas yang lengkap. Ini laksana “tulang” dari surat itu sendiri. Kalau ada yang hilang, ya suratnya jadi nggak sempurna dan bisa mengurangi keabsahannya.

Ada beberapa elemen kunci yang selalu hadir dalam surat dinas. Masing-masing punya fungsi spesifik dan penulisan yang standar.

Kop Surat (Letterhead)¶

Ini bagian paling atas dan paling penting. Kop surat ibarat identitas si pengirim. Isinya biasanya logo instansi, nama lengkap instansi/lembaga/perusahaan, alamat lengkap (termasuk kode pos), nomor telepon, faksimile (jika ada), alamat email, dan alamat website (jika ada). Kop surat ini menunjukkan dari mana surat itu berasal dan memberikan kesan profesionalitas serta keabsahan. Penulisannya harus jelas dan akurat.

Nomor Surat¶

Setiap surat dinas yang keluar dari sebuah instansi wajib punya nomor unik. Nomor ini fungsinya buat arsip dan pelacakan. Struktur nomor surat biasanya terdiri dari kode klasifikasi (mengacu pada sistem kearsipan instansi), nomor urut surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (misalnya setahun), kode bulan (dalam angka Romawi), dan tahun. Contoh: 123/SK/XII/2023. Nomor surat ini penting banget buat tertib administrasi.

Lampiran (Attachment)¶

Bagian ini ngasih tahu apakah ada dokumen lain yang disertakan bersama surat utama. Kalau ada, jumlah atau jenis dokumennya disebutkan di sini. Misalnya, “Satu berkas”, “2 lembar”, atau “Proposal Kegiatan”. Kalau nggak ada dokumen tambahan, cukup ditulis “-“. Jangan sampai kelupaan nyebutin lampiran kalau memang ada, nanti penerima bisa kebingungan nyari dokumen yang seharusnya ada.

Hal (Perihal)¶

Ini semacam judul singkat yang menjelaskan inti dari surat. Harus jelas, padat, dan langsung pada intinya. Penerima surat biasanya langsung tahu maksud surat cuma dengan baca bagian Hal ini. Contoh: “Undangan Rapat”, “Permohonan Izin”, “Pemberitahuan Perubahan Jadwal”. Hindari judul yang terlalu panjang atau nggak jelas.

Tanggal Surat¶

Tanggal surat menunjukkan kapan surat itu diterbitkan. Penulisannya standar: nama kota tempat surat diterbitkan, tanggal (angka), nama bulan (lengkap, bukan disingkat), dan tahun (angka). Contoh: Jakarta, 27 Desember 2023. Tanggal ini krusial untuk menunjukkan kebaruan informasi dan sebagai referensi waktu.

Alamat Tujuan¶

Menunjukkan kepada siapa surat itu dikirim. Penulisannya diawali dengan “Yth.” atau “Kepada Yth.”. Bisa ditujukan kepada jabatan seseorang (misalnya: Yth. Kepala Bagian Keuangan), kepada nama orang (misalnya: Yth. Bapak Budi Santoso), atau kepada instansi/organisasi (misalnya: Yth. Pimpinan PT Maju Mundur). Kadang ditambahkan “di [tempat]” atau “di [nama kota tujuan]”.

Salam Pembuka¶

Ungkapan salam di awal surat. Yang paling umum dan standar untuk surat dinas di Indonesia adalah “Dengan hormat,”. Ingat, ada koma di belakangnya. Salam pembuka ini menandai dimulainya isi surat.

Isi Surat¶

Ini adalah bagian paling panjang dan paling penting, karena di sinilah pesan utama disampaikan. Isi surat biasanya dibagi menjadi tiga bagian:
1. Pendahuluan: Mengantarkan maksud surat, bisa berupa rujukan pada surat sebelumnya atau langsung menyatakan tujuan penulisan surat.
2. Inti: Menyampaikan informasi detail, permintaan, pemberitahuan, atau keputusan yang menjadi inti dari komunikasi. Bagian ini harus jelas, lugas, dan lengkap. Jika ada poin-poin yang perlu disampaikan, bisa menggunakan daftar atau bullet points.
3. Penutup Isi: Menyampaikan harapan, ucapan terima kasih, atau pernyataan penutup yang mengakhiri penyampaian pesan sebelum masuk ke salam penutup. Contoh: “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”

Salam Penutup¶

Ungkapan salam di akhir surat. Yang paling umum adalah “Hormat kami,”. Sama seperti salam pembuka, diikuti koma.

Nama dan Jabatan Penanda Tangan¶

Di bawah salam penutup, ada nama lengkap dan jabatan orang yang menandatangani surat tersebut. Tanda tangan itu sendiri biasanya ada di atas nama lengkap. Bagian ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab dan berwenang atas isi surat tersebut. Lengkapi dengan nama jelas dan gelarnya jika perlu.

Tembusan (Carbon Copy)¶

Bagian ini (jika ada) menunjukkan pihak-pihak lain yang juga diberikan salinan surat untuk diketahui. Biasanya diawali dengan kata “Tembusan:”. Contoh: “Tembusan: 1. Yth. Bapak Direktur; 2. Arsip.” Ini menunjukkan transparansi dan memastikan pihak terkait lainnya juga mendapat informasi.

Memahami semua bagian ini akan memudahkan kita saat melihat contoh yang rumpang, karena kita tahu bagian mana yang hilang dan harus diisi, serta informasi apa yang seharusnya ada di sana.

Contoh Surat Dinas yang Rumpang¶

Oke, sekarang kita masuk ke inti pembahasan: contoh surat dinas yang sengaja dibuat rumpang. Rumpang di sini artinya beberapa detail spesifik sengaja dikosongkan dan diganti dengan penjelasan atau placeholder seperti [....] atau (....) atau deskripsi [Isi di sini]. Ini tujuannya biar kamu bisa pakai sebagai dasar atau template dan tinggal mengisi bagian yang kosong sesuai kebutuhan suratmu.

Berikut adalah salah satu contoh template surat dinas yang rumpang:

---

[KOP SURAT LENGKAP - Nama Instansi, Alamat Lengkap, No. Telp/Fax, Email, Website]

---

Nomor : [Nomor Surat Sesuai Sistem Instansi/Urut/Kode/Bulan Romawi/Tahun]
Lampiran : [Isi jumlah atau keterangan lampiran, contoh: Satu berkas / - (jika tidak ada)]
Hal : [Jelaskan inti surat dengan singkat dan jelas, contoh: Undangan Rapat]

[Kota Tempat Surat Diterbitkan], [Tanggal] [Bulan Lengkap] [Tahun]

Yth. [Jabatan atau Nama Lengkap Penerima (dengan gelar jika perlu)]
[Nama Instansi/Perusahaan Penerima (jika relevan)]
di [Tempat / Nama Kota Tujuan]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan [Jelaskan alasan penulisan surat secara umum, misal: rencana pelaksanaan kegiatan / informasi terbaru terkait ....], dengan ini kami memberitahukan/mengundang/memohon [Pilih kata kerja yang tepat sesuai tujuan surat]:

[PARAGRAF INTI ISI SURAT]
[Sampaikan informasi detail yang ingin disampaikan.]
[Bisa berupa: agenda acara, jadwal, tempat, persyaratan, permintaan data, keputusan, dll.]
[Gunakan poin-poin atau sub-paragraf jika informasi banyak dan perlu dirinci.]
[Pastikan informasi disampaikan dengan jelas, lugas, dan lengkap agar tidak menimbulkan kebingungan.]

Berkaitan dengan hal tersebut, kami mengharapkan [Sebutkan harapan atau tindakan yang diinginkan dari penerima, misal: kehadiran Anda pada acara / persetujuan atas permohonan kami / kerja sama dalam pelaksanaan kegiatan].

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama [Bapak/Ibu/Saudara/i] kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanda Tangan (dengan gelar jika perlu)]
[Jabatan Penanda Tangan]

Tembusan:
1. [Pihak yang perlu mendapatkan tembusan]
2. [Dst.]
3. Arsip

---

Nah, itu dia contoh template yang rumpang. Kamu bisa lihat kan, ada bagian-bagian yang diisi dengan deskripsi tentang informasi apa yang seharusnya ada di situ, bukan informasi spesifiknya. Ini powerful banget buat latihan atau buat jadi kerangka awal.

Image just for illustration

Mengisi Bagian yang Rumpang pada Surat Dinas¶

Melihat contoh yang rumpang memang memudahkan. Tapi tantangan sebenarnya adalah bagaimana mengisi bagian-bagian kosong itu dengan benar dan sesuai konteks. Tiap bagian punya aturan mainnya sendiri lho. Yuk, kita bedah cara mengisinya.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Kop Surat¶

Kalau kamu pakai template ini untuk instansi atau perusahaanmu sendiri, bagian ini harus diisi dengan kop surat resmi instansimu. Jangan cuma nulis [KOP SURAT LENGKAP]. Desain kop surat itu penting. Pastikan logo, nama, alamat, dan detail kontak lainnya tercetak dengan jelas dan akurat. Kalau kamu cuma latihan, bayangkan kop surat sebuah instansi dan coba tulis detailnya.

Penting: Kop surat ini bukan cuma hiasan. Dia menunjukkan legalitas dan identitas pengirim. Pastikan semua informasi kontak up-to-date.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Nomor Surat¶

Ini bagian teknis yang butuh ketelitian. Sistem penomoran surat antar instansi bisa beda-beda, tapi umumnya ada pola: Nomor Urut / Kode Klasifikasi / Kode Bulan Romawi / Tahun.
* [Nomor Urut]: Ini adalah nomor urut surat keluar yang terus berjalan dalam satu periode (biasanya setahun).
* [Kode Klasifikasi]: Mengacu pada sistem kearsipan. Misalnya, kode untuk surat undangan beda dengan kode surat keputusan. Kamu perlu tahu sistem kodifikasi di instansimu.
* [Kode Bulan Romawi]: Bulan saat surat diterbitkan (I untuk Januari, XII untuk Desember).
* [Tahun]: Tahun diterbitkannya surat.

Contoh: Misal ini surat undangan ke-50 di bulan Desember 2023, dan kode klasifikasi undangan adalah UN. Maka nomornya bisa jadi: 050/UN/XII/2023. Pastikan format penulisan nomor surat ini konsisten dengan surat-surat sebelumnya di instansimu.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Lampiran¶

Isi dengan jelas jumlah dokumen yang disertakan atau jenis dokumennya.
* Jika ada satu dokumen (misal: proposal), tulis “Satu berkas” atau “1 (satu) berkas”.
* Jika ada beberapa lembar dokumen yang tidak disatukan dalam berkas, tulis jumlah lembarnya. Contoh: “5 (lima) lembar”.
* Jika tidak ada lampiran, tulis “-“.

Tips: Jangan sampai jumlah yang tertulis di sini beda dengan fisik dokumen yang dilampirkan! Ini kesalahan fatal.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Hal (Perihal)¶

Pikirkan inti dari suratmu. Apa tujuan utama kamu nulis surat ini?
* Kalau mengundang orang, perihalnya: “Undangan Rapat”, “Undangan Pembukaan Acara”.
* Kalau memberitahukan sesuatu: “Pemberitahuan Perubahan Jadwal”, “Sosialisasi Program Baru”.
* Kalau memohon sesuatu: “Permohonan Izin Penggunaan Tempat”, “Permohonan Bantuan Dana”.

Perihal harus singkat (maksimal satu baris jika bisa), jelas, dan nggak ambigu. Gunakan kata kunci yang relevan.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Tanggal Surat¶

Tulis nama kota tempat kamu menerbitkan surat, diikuti koma, lalu tanggal (angka), nama bulan lengkap (bukan singkatan), dan tahun.
* Benar: Jakarta, 27 Desember 2023
* Salah: Jkt, 27 Des 23 / Jakarta, 27-12-2023 / Jakarta, 27 Desember ‘23

Nama bulan harus lengkap untuk kesan formal.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Alamat Tujuan¶

Bagian ini butuh ketelitian ekstra. Siapa penerimanya?
* Jabatan: Yth. Kepala Bagian Umum (jika surat ditujukan ke jabatan, bukan orang spesifik).
* Nama Orang: Yth. Bapak Prof. Dr. Ir. Budi Santoso, M.Sc. (jika ditujukan ke orang spesifik, gunakan gelar lengkapnya jika relevan).
* Instansi: Yth. Pimpinan PT Angkasa Raya (jika ditujukan ke pimpinan instansi secara umum).

Setelah itu, sebutkan lokasi jika relevan, bisa “di Tempat” (untuk penerima yang lokasinya tidak spesifik atau internal) atau “di [Nama Kota Tujuan]” (untuk penerima di kota lain).

Perhatikan: Gunakan sapaan yang sesuai (Bapak/Ibu/Saudara/i) di bagian isi surat saat merujuk penerima.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Isi Surat¶

Ini bagian paling kreatif tapi juga paling butuh ketelitian redaksi.
* Pendahuluan: Mulai dengan kalimat pengantar yang sopan dan menjelaskan konteks. Bisa merujuk pada surat sebelumnya (“Menjawab surat Bapak Nomor…”), atau langsung ke tujuan (“Sehubungan dengan akan diselenggarakannya…”).
* Inti: Sampaikan pesan utama dengan lugas, jelas, dan lengkap. Gunakan bahasa formal. Hindari singkatan yang tidak umum atau bahasa gaul. Kalau ada detail seperti jadwal, tempat, daftar peserta, atau persyaratan, sajikan dengan rapi, bisa pakai penomoran atau bullet points. Setiap poin harus mudah dipahami.
* Penutup Isi: Akhiri dengan kalimat yang mengarahkan ke harapan atau ucapan terima kasih. Contoh paling umum adalah “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”

Tips: Baca ulang bagian isi ini berkali-kali. Apakah sudah jelas? Apakah semua informasi penting sudah tersampaikan? Apakah bahasanya sudah formal dan sopan?

Mengisi Bagian yang Rumpang: Nama dan Jabatan Penanda Tangan¶

Tulis nama lengkap orang yang berwenang menandatangani surat. Sertakan gelar akademis atau gelar kebesaran jika memang relevan dan biasa digunakan dalam korespondensi resmi instansi tersebut. Di bawah nama, tulis jabatan resmi beliau. Pastikan nama dan jabatan ini akurat dan sesuai dengan struktur organisasi. Tanda tangan asli akan dibubuhkan di area antara salam penutup dan nama lengkap.

Mengisi Bagian yang Rumpang: Tembusan¶

Jika ada pihak lain yang perlu tahu isi surat ini (misalnya atasan langsung, bagian terkait lain, atau pihak eksternal yang relevan), daftarkan mereka di sini. Penulisannya diawali nomor urut. Pastikan pihak yang diberi tembusan memang perlu tahu isi surat tersebut untuk koordinasi atau informasi. Jangan asal tembusan.

Tips Tambahan Mengisi Surat Dinas Rumpang¶

Menggunakan contoh yang rumpang memang mempermudah, tapi ada beberapa tips tambahan biar hasilnya sempurna:

1. Pahami Konteks: Surat ini untuk siapa? Tujuannya apa? Konteks ini menentukan gaya bahasa (formalitas tinggi atau standar formal), detail yang perlu dimasukkan di isi, dan kepada siapa surat ditujukan.
2. Cek Ulang Data: Nomor surat, tanggal, alamat tujuan, nama penanda tangan, semua detail ini harus akurat. Salah satu angka saja bisa bikin surat jadi nggak valid atau nyasar.
3. Perhatikan Bahasa: Gunakan Bahasa Indonesia yang baku dan formal. Hindari jargon yang hanya dimengerti segelintir orang (kecuali jika surat memang ditujukan ke lingkungan spesifik yang paham jargon tersebut). Pastikan grammar dan ejaan sesuai kaidah EYD atau PUEBI. Proofreading itu wajib!
4. Konsisten: Pastikan format penulisan (font, ukuran, spasi, penomoran) konsisten di seluruh bagian surat. Kop surat biasanya sudah punya format standar, ikuti itu.
5. Gunakan Kertas Berkualitas: Untuk surat dinas cetak, penggunaan kertas yang berkualitas (biasanya HVS 80 gram atau lebih) menambah kesan profesional.
6. Arsip Elektronik dan Fisik: Setelah surat ditandatangani dan dikirim, pastikan kamu menyimpan salinan (baik fisik maupun softcopy) di tempat yang aman dan mudah diakses untuk keperluan arsip.

Image just for illustration

Kesalahan Umum Saat Mengisi Surat Rumpang¶

Meski pakai template, kesalahan masih bisa terjadi lho. Ini beberapa yang paling sering ditemukan:

• Lupa Mengganti Placeholder: Kadang ada yang lupa menghapus [....] atau teks penjelasan di template dan langsung mengirim surat. Ini jelas nggak profesional.
• Nomor Surat Tidak Sesuai Sistem: Mengisi nomor surat asal-asalan tanpa mengikuti sistem kearsipan instansi. Ini bikin kacau pendataan arsip.
• Perihal yang Tidak Jelas: Menulis perihal yang terlalu umum atau nggak spesifik, sehingga penerima nggak langsung paham maksud suratnya.
• Kesalahan Penulisan Nama/Jabatan/Alamat: Salah satu detail ini bisa fatal. Bayangkan surat undangan penting nyasar karena salah alamat, atau surat permohonan ditolak karena salah nama penerima.
• Isi Surat Bertele-tele atau Tidak Jelas: Meskipun sudah ada template, bagian isi harus dirangkai dengan hati-hati. Pesan yang disampaikan harus to the point dan mudah dipahami.
• Format Tanggal atau Nama Bulan yang Salah: Terlihat sepele, tapi penulisan tanggal yang tidak baku mengurangi kesan formalitas.
• Tanda Baca yang Keliru: Koma setelah salam pembuka dan penutup itu wajib. Titik di akhir kalimat isi surat juga. Tanda baca yang salah bikin surat terlihat kurang rapi dan profesional.
• Tidak Melampirkan Dokumen yang Disebutkan: Jika di bagian Lampiran tertulis “Satu berkas”, pastikan berkasnya benar-benar ada saat surat dikirim.

Memeriksa kembali surat secara teliti sebelum ditandatangani dan dikirim adalah langkah terpenting untuk menghindari kesalahan-kesalahan ini.

Ragam Surat Dinas: Struktur yang Konsisten¶

Menariknya, struktur dasar surat dinas yang rumpang ini bisa dipakai untuk berbagai jenis surat dinas. Mau itu surat undangan rapat, surat edaran tentang peraturan baru, surat permohonan kerja sama, surat tugas, atau surat pemberitahuan, kerangkanya ya nggak jauh beda. Yang membedakan adalah detail yang diisi di bagian [Hal] dan tentunya [Isi Surat].

• Surat Undangan: Isinya detail acara (apa, kapan, di mana, agenda).
• Surat Pemberitahuan: Isinya informasi yang perlu diketahui penerima (perubahan kebijakan, jadwal baru, pengumuman).
• Surat Permohonan: Isinya penjelasan latar belakang dan permintaan spesifik kepada penerima.
• Surat Keputusan: Isinya penetapan/keputusan resmi (promosi, mutasi, aturan baru).

Struktur yang rumpang ini membantu kita fokus pada informasi spesifik yang perlu dimasukkan tanpa harus memikirkan format dasar suratnya lagi. Ini efisien banget kalau kamu sering bikin berbagai jenis surat dinas.

Semoga penjelasan lengkap tentang contoh surat dinas yang rumpang ini membantu kamu memahami fungsinya dan bagaimana cara mengisinya dengan benar. Menguasai penulisan surat dinas adalah skill yang sangat berguna di dunia kerja, apalagi di lingkungan yang formal dan membutuhkan komunikasi resmi.

Kalau kamu punya pertanyaan atau mau berbagi pengalaman mengisi surat dinas yang rumpang, jangan ragu sampaikan di kolom komentar ya! Diskusi kita bisa bantu orang lain juga lho.