Panduan Lengkap Contoh Surat Penyerahan PKL: Persiapan, Isi, & Tips Jitu!

Table of Contents

Image just for illustration

Buat kamu para mahasiswa atau siswa SMK/SMA yang sedang menjalani atau sudah menyelesaikan Praktik Kerja Lapangan (PKL) atau magang, pasti sudah nggak asing lagi dengan istilah surat menyurat. Salah satu surat penting yang kerap kali dibutuhkan adalah Surat Penyerahan PKL. Surat ini bisa jadi bukti formal bahwa kamu sudah menuntaskan kewajiban PKLmu, baik itu kepada pihak kampus/sekolah maupun kepada instansi tempat kamu magang. Yuk, kita bedah tuntas apa itu surat penyerahan PKL dan bagaimana cara membuatnya!

Apa Itu Surat Penyerahan PKL?¶

Surat Penyerahan PKL adalah dokumen resmi yang dibuat untuk menyatakan bahwa seorang mahasiswa atau siswa telah menyelesaikan Praktik Kerja Lapangan (PKL) atau magangnya. Surat ini juga bisa berfungsi sebagai tanda penyerahan laporan PKL atau penyerahan hasil kerja selama periode magang. Intinya, surat ini adalah validasi administratif atas selesainya program PKL yang kamu jalankan.

Secara umum, surat ini menjadi jembatan antara kamu sebagai peserta PKL dengan pihak kampus/sekolah dan/atau instansi tempat magang. Kadang, surat ini dibuat oleh mahasiswa/siswa untuk menyerahkan laporan kepada dosen pembimbing. Di lain waktu, surat ini bisa juga dibuat oleh instansi tempat PKL untuk menyatakan bahwa kamu sudah menyelesaikan seluruh tanggung jawabmu di sana.

Mengapa Surat Penyerahan PKL Itu Penting Banget?¶

Mungkin ada yang bertanya, “Kenapa sih harus ada surat segala? Kan sudah selesai PKLnya?” Eits, jangan salah! Pentingnya surat ini bukan cuma soal formalitas belaka, tapi punya banyak fungsi krusial:

Bukti Administrasi yang Sah¶

Surat ini menjadi bukti tertulis yang sah bahwa kamu sudah menyelesaikan program PKL. Ini penting banget untuk keperluan administrasi kampus atau sekolah, misalnya untuk pengajuan nilai PKL atau bahkan syarat kelulusan. Tanpa surat ini, bisa jadi progres PKL-mu dianggap menggantung.

Penyerahan Laporan atau Hasil Kerja¶

Banyak institusi yang mewajibkan penyerahan laporan PKL atau hasil proyek yang kamu kerjakan selama magang. Surat penyerahan ini berfungsi sebagai pengantar resmi untuk dokumen-dokumen tersebut. Dengan adanya surat, penerimaan laporanmu jadi lebih tercatat dan terorganisir.

Penutup Resmi Hubungan dengan Instansi¶

Surat ini juga berfungsi sebagai closing statement atau penutup resmi hubungan kerja samamu dengan instansi tempat PKL. Ini menunjukkan profesionalisme dan etika yang baik dari pihakmu. Bahkan, ada kalanya instansi memerlukan surat ini sebagai bukti internal mereka.

Syarat Penarikan Mahasiswa/Siswa¶

Dalam beberapa kasus, surat penyerahan ini bisa jadi bagian dari proses penarikan mahasiswa atau siswa dari instansi magang. Jadi, pihak kampus atau sekolah bisa menarik secara resmi mahasiswanya setelah semua kewajiban di instansi terpenuhi. Ini membantu menjaga reputasi baik institusi pendidikanmu juga, lho.

Portofolio Profesionalisme¶

Meskipun kecil, surat semacam ini menunjukkan kalau kamu punya kemampuan untuk menangani urusan administrasi secara formal. Ini bisa menjadi bagian dari soft skill yang kamu punya, yang mana sangat berharga di dunia kerja nanti. Intinya, surat ini adalah detail kecil yang menunjukkan attention to detail kamu.

Struktur Dasar Surat Penyerahan PKL yang Wajib Ada¶

Sebuah surat resmi, termasuk surat penyerahan PKL, punya struktur baku yang harus kamu ikuti. Ini dia poin-poin penting yang wajib ada:

1. Kop Surat (Opsional)¶

Kalau surat ini dibuat oleh lembaga (misalnya kampus atau perusahaan), biasanya ada kop surat yang berisi nama lembaga, alamat, logo, dan kontak. Kalau kamu sebagai individu yang membuat, kop surat ini bisa dihilangkan atau diganti dengan alamat rumahmu jika diperlukan.

2. Tanggal Surat¶

Cantumkan tanggal surat dibuat. Pastikan tanggalnya sesuai dengan waktu penyerahan atau waktu surat ini ditandatangani. Contoh: Jakarta, 23 Oktober 2023.

3. Nomor Surat (Opsional, Jika Ada)¶

Beberapa instansi atau bahkan kampus punya sistem penomoran surat. Jika ada, cantumkan nomor suratnya. Jika tidak ada sistem khusus, bagian ini bisa kamu lewatkan.

4. Perihal¶

Bagian ini menjelaskan inti dari surat. Contoh: “Perihal: Penyerahan Laporan PKL” atau “Perihal: Penyerahan Hasil Kerja Praktik”. Buat singkat, jelas, dan padat.

5. Lampiran¶

Jika ada dokumen lain yang kamu sertakan bersama surat ini (misalnya laporan PKL, sertifikat, atau flash disk berisi data proyek), sebutkan jumlah lampirannya di sini. Contoh: “Lampiran: 1 (satu) berkas Laporan PKL”. Jika tidak ada, bisa dikosongkan atau ditulis “–”.

6. Pihak yang Dituju¶

Sebutkan dengan jelas kepada siapa surat ini ditujukan. Gunakan sapaan formal seperti “Yth.” atau “Kepada Yth.”. Cantumkan nama lengkap dan gelar penerima, serta jabatannya.
Contoh:
* Yth. Bapak/Ibu [Nama Dosen], S.Kom., M.TI.
Dosen Pembimbing PKL
Prodi [Nama Prodi]
Universitas [Nama Universitas]

• Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer], S.E.
  Manajer Divisi [Nama Divisi]
  PT [Nama Perusahaan]

7. Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan. Contoh: “Dengan hormat,”.

8. Isi Surat¶

Ini adalah bagian inti dari surat. Di sini kamu akan menjelaskan maksud dan tujuan suratmu.
* Pengenalan Diri: Sebutkan identitasmu (nama lengkap, NIM/NIS, program studi/jurusan).
* Konteks PKL: Jelaskan bahwa kamu telah menyelesaikan PKL di instansi/perusahaan mana, pada periode kapan.
* Maksud Penyerahan: Nyatakan dengan jelas bahwa kamu menyerahkan laporan PKL atau hasil kerja selama magang. Sebutkan judul laporan/proyek jika ada.
* Ucapan Terima Kasih: Sampaikan rasa terima kasih kepada pihak yang telah membimbing atau memberikan kesempatan PKL.
* Harapan: Sampaikan harapan agar laporan/hasil kerja dapat diterima dan memberikan manfaat.

9. Salam Penutup¶

Gunakan salam penutup yang formal. Contoh: “Hormat saya,” atau “Terima kasih atas perhatiannya,”.

10. Tanda Tangan dan Nama Terang¶

Tanda tanganmu dan nama lengkapmu. Jangan lupa NIM/NIS jika relevan. Jika ada kolom untuk tanda tangan pihak yang menerima, siapkan juga.

Jenis-Jenis Surat Penyerahan PKL¶

Secara garis besar, surat penyerahan PKL bisa dibagi menjadi dua jenis utama, tergantung kepada siapa surat itu ditujukan dan apa yang diserahkan:

1. Surat Penyerahan Laporan PKL kepada Dosen Pembimbing/Kampus¶

Jenis ini paling umum. Tujuannya adalah untuk menyerahkan laporan akhir PKL atau dokumen administrasi lain yang diminta oleh pihak kampus/sekolah. Fokusnya adalah pada pertanggungjawaban akademik.

2. Surat Penyerahan Hasil PKL/Tugas kepada Instansi/Perusahaan¶

Surat ini ditujukan kepada pihak instansi tempat kamu magang. Isinya lebih menekankan pada penyerahan hasil kerja, proyek, atau dokumen yang merupakan output dari pekerjaanmu selama PKL. Misalnya, jika kamu membuat sebuah sistem, surat ini bisa mengantarkan penyerahan sistem tersebut. Ini menunjukkan pertanggungjawaban profesional.

Tips Jitu Menulis Surat Penyerahan PKL¶

Menulis surat resmi itu gampang-gampang susah. Ada beberapa tips yang bisa kamu ikuti agar suratmu terlihat profesional dan efektif:

• Bahasa Formal Tapi Jelas: Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal, tapi jangan sampai bertele-tele atau sulit dimengerti. Hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul.
• Periksa Ejaan dan Tata Bahasa: Ini KRUSIAL! Salah ketik atau tata bahasa yang kacau bisa mengurangi kredibilitasmu. Manfaatkan tools koreksi ejaan atau minta teman/dosen untuk membaca ulang.
• Konsisten dengan Format: Pastikan format penulisan (font, ukuran, spasi) konsisten di seluruh bagian surat. Gunakan font yang umum dan mudah dibaca seperti Times New Roman atau Calibri.
• Siapkan Lampiran: Jangan sampai lupa melampirkan dokumen yang disebutkan di surat, seperti laporan PKL atau hard copy proyek. Pastikan semua lampiran sudah lengkap dan tersusun rapi.
• Gunakan Kertas Resmi (Jika Ada): Jika kampus/sekolah menyediakan template atau kertas dengan kop surat, manfaatkan itu. Ini akan membuat suratmu terlihat lebih resmi.
• Tanda Tangan Asli: Pastikan kamu membubuhkan tanda tangan basah di atas nama terangmu. Ini penting untuk legalitas surat.
• Buat Rangkap: Sebaiknya buat surat ini dalam dua rangkap. Satu untuk penerima, satu lagi untuk arsip pribadimu (beserta tanda tangan bukti penerimaan).
• Cek Kembali Kontak Penerima: Pastikan nama, gelar, dan jabatan penerima sudah benar. Kesalahan kecil di sini bisa fatal dan membuat suratmu terlihat tidak profesional.
• Konsultasi dengan Pembimbing: Jika kamu ragu, jangan sungkan untuk berkonsultasi dengan dosen pembimbing atau guru pembimbing PKLmu. Mereka bisa memberikan masukan yang sangat berharga.

Contoh Surat Penyerahan Laporan PKL ke Dosen Pembimbing¶

Image just for illustration

Berikut adalah contoh surat yang bisa kamu jadikan acuan. Ingat, sesuaikan detailnya dengan kondisi pribadimu dan institusimu, ya!

[Kop Surat Universitas/Sekolah atau Alamat Pribadi Mahasiswa]

[Nama Universitas/Sekolah]
[Alamat Lengkap Universitas/Sekolah]
[Kota, Kode Pos]

[Tanggal Surat Dibuat]
Contoh: Jakarta, 23 Oktober 2023

Nomor     : [Opsional, jika ada sistem penomoran]
Perihal   : Penyerahan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
Lampiran  : 1 (satu) berkas Laporan PKL

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Dosen Pembimbing, Gelar Akademik]
Dosen Pembimbing Praktik Kerja Lapangan
Program Studi [Nama Program Studi]
[Nama Universitas/Sekolah]
di Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama             : [Nama Lengkap Mahasiswa/Siswa]
NIM/NIS          : [Nomor Induk Mahasiswa/Siswa]
Program Studi    : [Nama Program Studi/Jurusan]
Fakultas         : [Nama Fakultas, jika ada]

Dengan ini bermaksud menyerahkan Laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang telah saya laksanakan di [Nama Instansi/Perusahaan tempat PKL] pada periode [Tanggal Mulai PKL] sampai dengan [Tanggal Selesai PKL]. Laporan ini berjudul "[Judul Laporan PKL Anda]".

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bimbingan dan arahan yang telah Bapak/Ibu berikan selama proses pelaksanaan PKL hingga penyusunan laporan ini. Bimbingan tersebut sangat membantu saya dalam menyelesaikan PKL dengan baik.

Besar harapan saya agar Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dapat diterima dan memenuhi standar yang ditetapkan. Semoga laporan ini dapat memberikan kontribusi positif bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan menjadi referensi yang bermanfaat.

Demikian surat penyerahan ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatian dan kerjasamanya, saya sampaikan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Asli]

[Nama Lengkap Mahasiswa/Siswa]
[NIM/NIS]

---
[Opsional: Kolom untuk tanda tangan penerima]
Diterima oleh:

[Tanda Tangan Penerima]

[Nama Lengkap Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Tanggal Penerimaan]

Contoh Surat Penyerahan Hasil PKL/Tugas ke Instansi/Perusahaan¶

Image just for illustration

Contoh surat ini lebih cocok jika kamu ingin menyerahkan output atau hasil kerjamu kepada pihak perusahaan tempat kamu magang.

[Kop Surat Universitas/Sekolah atau Alamat Pribadi Mahasiswa]

[Nama Universitas/Sekolah]
[Alamat Lengkap Universitas/Sekolah]
[Kota, Kode Pos]

[Tanggal Surat Dibuat]
Contoh: Jakarta, 23 Oktober 2023

Nomor     : [Opsional, jika ada sistem penomoran]
Perihal   : Penyerahan Hasil Kerja Praktik Mahasiswa
Lampiran  : 1 (satu) unit aplikasi/berkas dokumen/softcopy proyek (sesuaikan dengan yang diserahkan)

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Lengkap Manajer/Pembimbing Lapangan]
[Jabatan di Perusahaan]
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama             : [Nama Lengkap Mahasiswa/Siswa]
NIM/NIS          : [Nomor Induk Mahasiswa/Siswa]
Program Studi    : [Nama Program Studi/Jurusan]
Asal Universitas : [Nama Universitas/Sekolah]

Dengan ini menyatakan bahwa saya telah menyelesaikan program Praktik Kerja Lapangan (PKL) di PT [Nama Perusahaan] pada Divisi [Nama Divisi] terhitung sejak tanggal [Tanggal Mulai PKL] hingga [Tanggal Selesai PKL].

Selama periode PKL tersebut, saya telah mengerjakan proyek/tugas [Sebutkan nama proyek/tugas yang dikerjakan, contoh: "Pengembangan Sistem Informasi Inventaris Gudang"]. Bersama surat ini, saya bermaksud menyerahkan hasil akhir dari proyek/tugas tersebut, berupa [Sebutkan bentuk hasil, contoh: "aplikasi dalam bentuk softcopy" atau "dokumen manual penggunaan sistem"].

Saya mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada seluruh jajaran pimpinan dan staf PT [Nama Perusahaan], khususnya Bapak/Ibu [Nama Manajer/Pembimbing Lapangan], atas kesempatan dan bimbingan yang telah diberikan selama saya menjalani PKL. Pengalaman ini sangat berharga dan memberikan banyak pelajaran praktis bagi saya.

Besar harapan saya bahwa hasil kerja ini dapat bermanfaat dan memberikan kontribusi positif bagi PT [Nama Perusahaan]. Saya mohon maaf apabila terdapat kekurangan atau kesalahan selama saya berpraktik di sini.

Demikian surat penyerahan ini saya buat dengan sebenarnya. Atas perhatian dan kerjasamanya, saya sampaikan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan Asli]

[Nama Lengkap Mahasiswa/Siswa]
[NIM/NIS]

---
[Opsional: Kolom untuk tanda tangan penerima]
Diterima oleh:

[Tanda Tangan Penerima]

[Nama Lengkap Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Tanggal Penerimaan]

Kesalahan Umum yang Sering Terjadi Saat Membuat Surat Penyerahan PKL¶

Meski terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan mahasiswa atau siswa saat membuat surat ini. Yuk, hindari hal-hal ini:

• Typo atau Salah Ketik: Ini paling sering terjadi! Satu huruf saja salah bisa mengubah makna atau membuat surat terlihat tidak profesional. Selalu cek ulang!
• Format yang Berantakan: Penggunaan spasi, font, atau alignment yang tidak konsisten bisa membuat surat terlihat tidak rapi dan sulit dibaca.
• Informasi Tidak Lengkap/Salah: Misalnya, salah menuliskan nama dosen pembimbing, nama perusahaan, periode PKL, atau NIM/NIS. Ini fatal!
• Bahasa Tidak Baku atau Terlalu Santai: Ingat, ini surat resmi. Hindari bahasa sehari-hari atau singkatan yang tidak formal.
• Tidak Ada Tanda Tangan Asli: Surat resmi tanpa tanda tangan basah itu invalid. Selalu bubuhkan tanda tanganmu.
• Lupa Melampirkan Dokumen: Jika di surat disebutkan ada lampiran, tapi kamu lupa melampirkannya, suratmu jadi tidak lengkap. Pastikan lampiran sudah ada.
• Terlambat Menyerahkan: Ada deadline untuk penyerahan laporan atau surat? Jangan sampai telat! Keterlambatan bisa mempengaruhi nilai atau proses administrasi lainnya.
• Tidak Membuat Arsip: Penting untuk memiliki salinan surat yang sudah ditandatangani, terutama yang ada bukti penerimaannya. Ini jadi peganganmu kalau ada masalah di kemudian hari.

Fakta Menarik Seputar PKL dan Administrasinya¶

PKL atau magang itu lebih dari sekadar mengerjakan tugas. Ada banyak hal menarik yang mungkin belum kamu tahu:

• Jembatan Dunia Pendidikan-Kerja: PKL adalah salah satu stepping stone paling efektif untuk transisi dari dunia akademik ke dunia kerja. Kamu bisa merasakan langsung atmosfer profesional, belajar disiplin kerja, dan membangun network.
• Portofolio Awal: Dokumen-dokumen administrasi selama PKL, termasuk surat penyerahan dan laporan, sebenarnya adalah portofolio awal kamu. Ini menunjukkan kemampuanmu dalam menyelesaikan tugas, menulis laporan, dan berinteraksi secara profesional.
• Pentingnya Soft Skill: Selama PKL, kamu bukan hanya mengasah hard skill (kemampuan teknis), tapi juga soft skill seperti komunikasi, kerja tim, problem-solving, dan adaptasi. Kemampuan-kemampuan ini seringkali lebih dicari oleh perusahaan daripada sekadar nilai IPK tinggi.
• Internship di Luar Negeri: Di beberapa negara maju seperti Amerika Serikat atau Eropa, program internship sangat terstruktur dan kompetitif. Mereka bahkan punya proses seleksi ketat dan seringkali ada pembayaran (paid internship). Surat-surat administrasi di sana pun sangat detail dan baku.
• Network Awal Karir: Banyak mahasiswa yang berhasil mendapatkan tawaran pekerjaan full-time dari tempat mereka PKL. Ini membuktikan bahwa PKL adalah cara efektif untuk membangun network dan menciptakan peluang karir. Jadi, tunjukkan performa terbaikmu!
• Pentingnya Feedback: Surat penyerahan seringkali menjadi momen terakhir untuk mendapatkan feedback dari pembimbing lapangan. Jangan ragu meminta feedback konstruktif, karena ini bisa jadi bekal berharga untuk pengembangan dirimu.

Panduan Teknis Penyerahan Surat dan Laporan¶

Setelah suratmu jadi, laporan PKL juga sudah beres, saatnya proses penyerahan. Biar lancar, perhatikan beberapa hal ini:

• Penyerahan Langsung: Ini adalah cara yang paling direkomendasikan. Dengan menyerahkan langsung, kamu bisa memastikan dokumen diterima dan bisa langsung mendapatkan tanda tangan bukti penerimaan. Atur janji temu dengan pihak yang bersangkutan jika diperlukan.
• Berpakaian Rapi: Saat menyerahkan dokumen resmi, usahakan berpakaian rapi dan sopan. Ini menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme.
• Minta Bukti Tanda Terima: Sangat, sangat penting untuk meminta tanda tangan di atas nama terangmu atau stempel dari pihak yang menerima surat/laporan. Ini jadi bukti kuat bahwa kamu sudah menunaikan kewajibanmu. Jika ada format khusus dari kampus untuk bukti penyerahan, gunakan itu.
• Tetap Komunikasi: Jika ada perubahan jadwal penyerahan atau kendala, segera komunikasikan. Jangan menghilang tanpa kabar.
• Arsip Digital dan Fisik: Setelah semua beres, scan atau foto surat dan laporanmu untuk arsip digital. Simpan juga salinan fisiknya di tempat yang aman. Kamu mungkin membutuhkannya di kemudian hari, misalnya saat pendaftaran sidang atau mencari kerja.

mermaid graph TD A[Selesaikan Program PKL] --> B{Laporan/Hasil Kerja Selesai?}; B -- Ya --> C[Buat Draft Surat Penyerahan]; C --> D[Review & Koreksi Surat (Ejaan, Format, Data)]; D --> E[Cetak Surat & Tanda Tangani (Tanda Tangan Basah)]; E --> F[Siapkan Lampiran (Laporan Fisik, Softcopy, Dokumen Pendukung)]; F --> G[Hubungi Pihak Penerima untuk Jadwal Penyerahan]; G --> H[Serahkan Surat & Lampiran Langsung]; H --> I[Minta Tanda Tangan Bukti Terima/Stempel]; I --> J[Simpan Arsip Surat & Lampiran (Fisik & Digital)]; B -- Tidak --> K[Selesaikan Laporan/Hasil Kerja]; K --> C;
Diagram: Proses Penyerahan Surat PKL dan Laporan

---

Nah, itu dia panduan lengkap tentang contoh surat penyerahan PKL yang bisa kamu jadikan pegangan. Ingat, surat ini bukan cuma formalitas, tapi juga cerminan dari profesionalisme dan tanggung jawabmu. Dengan mengikuti panduan ini, dijamin suratmu akan terlihat rapi, lengkap, dan berkesan positif. Semoga PKL-mu berjalan lancar dan memberikan banyak pengalaman berharga, ya!

Punya pengalaman lucu atau tips lain seputar penyerahan surat PKL? Atau mungkin ada pertanyaan yang masih mengganjal? Jangan sungkan untuk berbagi di kolom komentar di bawah ini! Mari kita diskusikan bersama!