Mau Ajukan Surat ke PMI? Panduan Lengkap & Contohnya, Dijamin Mudah!

Table of Contents

Mungkin kamu bertanya-tanya, “Kapan sih kita perlu kirim surat ke PMI?” Nah, Palang Merah Indonesia (PMI) itu organisasi kemanusiaan yang punya peran super penting di Indonesia, mulai dari penanganan bencana, layanan donor darah, sampai berbagai kegiatan sosial lainnya. Oleh karena itu, ada banyak banget situasi di mana kamu atau lembaga kamu mungkin perlu mengajukan sesuatu ke PMI secara resmi.

Image just for illustration

Surat pengajuan ke PMI ini bisa beragam bentuk dan tujuannya, lho. Misalnya, kamu ingin mengajukan permohonan bantuan kemanusiaan saat ada bencana, mengajukan kerjasama untuk acara donor darah di kampus atau kantormu, atau bahkan mengajukan izin untuk penggunaan fasilitas PMI. Intinya, surat pengajuan ini adalah cara formal untuk menyampaikan maksud dan tujuanmu agar bisa diproses dengan baik oleh pihak PMI.

Mengapa Perlu Surat Pengajuan Resmi ke PMI?¶

Komunikasi yang resmi itu penting banget, apalagi saat berinteraksi dengan lembaga sebesar dan seprofesional PMI. Menggunakan surat pengajuan formal menunjukkan keseriusan dan profesionalisme kamu atau organisasimu. Ini bukan cuma soal etika, tapi juga untuk memastikan pesanmu tersampaikan dengan jelas dan tidak ada miskomunikasi.

Surat resmi juga berfungsi sebagai arsip atau dokumen tertulis yang bisa jadi bukti jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Bayangkan kalau kamu cuma ngomong lewat telepon atau WhatsApp, informasinya bisa hilang atau salah tafsir. Dengan surat, semua detail penting tercatat rapi, mulai dari maksud pengajuan, data pendukung, sampai pihak yang bertanggung jawab. Jadi, jangan sepelekan kekuatan surat formal, ya!

Bagian-bagian Penting dalam Surat Pengajuan ke PMI¶

Menulis surat resmi memang ada aturannya. Biar surat pengajuanmu ke PMI bisa langsung dimengerti dan ditindaklanjuti, perhatikan bagian-bagian penting berikut ini. Struktur yang rapi akan sangat membantu PMI dalam memproses permohonanmu.

1. Kop Surat dan Informasi Dasar¶

Kalau kamu mengajukan atas nama organisasi, instansi, atau komunitas, kop surat itu wajib banget ada. Kop surat biasanya berisi nama lembaga, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan logo. Ini menunjukkan identitas pengirim secara jelas. Setelah itu, jangan lupa cantumkan tanggal surat dibuat, nomor surat (kalau ada sistem pengarsipan), lampiran (jika ada dokumen pendukung), dan perihal surat yang singkat tapi jelas, misalnya “Permohonan Kerjasama Donor Darah”.

2. Pihak Penerima¶

Tuliskan dengan jelas kepada siapa surat itu ditujukan. Biasanya ditujukan kepada Yth. Ketua PMI [Nama Daerah/Tingkat] atau Yth. Kepala Unit Donor Darah PMI [Nama Daerah/Tingkat], tergantung perihal pengajuanmu. Jangan lupa cantumkan alamat PMI yang dituju. Memastikan penerima yang tepat akan mempercepat proses suratmu sampai ke tangan orang yang berwenang.

3. Salam Pembuka dan Paragraf Pembuka¶

Awali surat dengan salam pembuka yang formal, seperti “Dengan hormat,”. Kemudian, di paragraf pembuka, sampaikan secara singkat dan padat maksud utama suratmu. Contoh: “Melalui surat ini, kami [Nama Organisasi/Individu] bermaksud mengajukan permohonan kerjasama untuk…” Ini membantu pembaca langsung memahami inti dari suratmu tanpa harus membaca bertele-tele.

4. Isi Surat¶

Ini adalah bagian paling krusial! Jelaskan secara detail latar belakang mengapa kamu mengajukan permohonan ini. Uraikan dengan jelas tujuan pengajuanmu dan sampaikan permohonan spesifik yang kamu harapkan dari PMI. Misalnya, jika pengajuan kerjasama donor darah, jelaskan tanggal, lokasi, target peserta, dan dukungan apa yang kamu harapkan dari PMI (misal: tim medis, peralatan, kantong darah). Pastikan semua informasi yang relevan tercantum di sini.

5. Penutup Surat¶

Di bagian penutup, sampaikan harapanmu agar permohonan dapat dipertimbangkan dan dikabulkan. Ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasama dari pihak PMI. Gunakan kalimat penutup yang sopan dan berharap adanya tindak lanjut. Setelah itu, akhiri dengan salam penutup seperti “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum Wr. Wb.” jika sesuai.

6. Identitas Pengirim¶

Terakhir, bubuhkan nama lengkap dan jabatanmu (jika mewakili lembaga) di bagian bawah. Jangan lupa tanda tangan basah di atas nama terang tersebut. Jika ada stempel organisasi, itu akan lebih baik lagi untuk menguatkan legalitas suratmu.

Berikut adalah tabel untuk memudahkan kamu mengingat komponen-komponen penting ini:

Bagian Surat	Deskripsi Singkat	Contoh Isian
Kop Surat (jika lembaga)	Identitas pengirim (logo, nama, alamat, kontak)	[LOGO ORGANISASI] [NAMA ORGANISASI] [ALAMAT] [TELP/EMAIL]
Tanggal Surat	Kapan surat itu dibuat	Jakarta, 26 Oktober 2023
Nomor Surat	Kode arsip surat (jika ada)	No: 001/SP/KMU-PMI/X/2023
Lampiran	Jumlah/jenis dokumen pendukung	Lampiran: 1 (satu) Berkas Proposal
Hal/Perihal	Ringkasan tujuan surat	Hal: Permohonan Kerjasama Kegiatan Donor Darah
Pihak Penerima	Alamat tujuan surat	Yth. Ketua PMI Kota [Nama Kota] di Tempat
Salam Pembuka	Kata pembuka sopan	Dengan hormat,
Paragraf Pembuka	Pengenalan singkat maksud surat	Melalui surat ini, kami dari [Nama Organisasi] bermaksud...
Isi Surat	Detil latar belakang, tujuan, permohonan, jadwal, dll.	Sehubungan dengan rencana kegiatan kami..., kami mengajukan permohonan...
Penutup Surat	Harapan dan ucapan terima kasih	Besar harapan kami agar permohonan ini dapat dipertimbangkan... Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Salam Penutup	Kata penutup sopan	Hormat kami,
Identitas Pengirim	Nama lengkap, jabatan, tanda tangan, stempel (jika lembaga)	(Tanda Tangan) (Nama Lengkap) (Jabatan) (Stempel Organisasi)

Berbagai Jenis Pengajuan yang Bisa Kamu Kirim ke PMI¶

PMI memiliki cakupan kegiatan yang luas, sehingga jenis pengajuan yang bisa kamu ajukan juga beragam. Memahami jenis-jenis ini akan membantumu menyusun surat dengan fokus yang tepat.

1. Pengajuan Bantuan Kemanusiaan¶

Saat terjadi bencana alam seperti gempa bumi, banjir, atau letusan gunung berapi, masyarakat atau komunitas yang terdampak bisa mengajukan permohonan bantuan kepada PMI. Bantuan ini bisa berupa logistik (makanan, selimut, tenda), medis, atau bahkan relawan. Surat pengajuan harus menjelaskan detail lokasi, jumlah korban/terdampak, jenis bantuan yang dibutuhkan, dan urgensinya.

2. Pengajuan Kerjasama Kegiatan Sosial/Donor Darah¶

Banyak instansi pendidikan, perusahaan, atau organisasi kemasyarakatan yang ingin mengadakan kegiatan sosial, terutama donor darah. PMI adalah mitra terbaik untuk hal ini. Surat pengajuan kerjasama harus merinci rencana kegiatan (tanggal, lokasi, target peserta), tujuan acara, dan dukungan apa yang diharapkan dari PMI, seperti tim medis, peralatan donor, dan kantong darah.

3. Pengajuan Izin/Penggunaan Fasilitas PMI¶

Kadang, ada komunitas yang ingin menggunakan fasilitas PMI untuk kegiatan mereka, misalnya ruang pertemuan atau alat tertentu. Surat pengajuan izin harus menjelaskan tujuan penggunaan, waktu, durasi, dan jenis fasilitas yang dibutuhkan. Jangan lupa sampaikan juga komitmen untuk menjaga fasilitas tersebut.

4. Pengajuan Sumbangan/Donasi¶

Jika kamu atau lembaga ingin menyalurkan sumbangan dalam bentuk uang atau barang ke PMI untuk mendukung kegiatan kemanusiaan mereka, sebaiknya sampaikan melalui surat resmi. Ini akan membantu PMI dalam pencatatan dan pelaporan, serta memastikan donasimu sampai ke tangan yang tepat untuk tujuan yang mulia. Surat ini bisa menjelaskan jenis donasi, jumlah, dan harapan untuk penyalurannya.

5. Pengajuan Menjadi Relawan atau Keterlibatan Lainnya¶

Untuk individu atau kelompok yang ingin bergabung sebagai relawan atau terlibat dalam program PMI, surat pengajuan bisa jadi langkah awal. Jelaskan minatmu, kualifikasi, pengalaman relevan, dan jenis kegiatan relawan yang kamu minati. PMI selalu terbuka bagi individu yang bersemangat untuk berkontribusi.

Tips Menulis Surat Pengajuan yang Efektif dan Meyakinkan¶

Menulis surat bukan sekadar memenuhi format, tapi juga bagaimana agar permohonanmu bisa diperhatikan dan dipertimbangkan dengan baik. Ini beberapa tipsnya:

• Bahasa yang Jelas dan Sopan: Gunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, namun mudah dipahami. Hindari jargon yang tidak umum atau kalimat yang bertele-tele. Sampaikan maksudmu secara lugas dan sopan. Ingat, kamu sedang berkomunikasi dengan lembaga profesional.
• Struktur yang Rapi dan Logis: Susun suratmu dengan alur yang runtut dan logis. Mulai dari pembuka, latar belakang, maksud, tujuan, rincian permohonan, harapan, sampai penutup. Pastikan setiap paragraf mengalir dengan baik.
• Detail yang Lengkap dan Akurat: Jangan ragu memberikan detail yang cukup. Jika mengajukan kerjasama, sertakan tanggal, waktu, lokasi, rundown singkat, dan contact person yang bisa dihubungi. Semakin lengkap informasinya, semakin mudah PMI untuk menindaklanjuti.
• Lampiran Pendukung: Seringkali, surat pengajuan memerlukan dokumen pendukung. Misalnya, proposal kegiatan, copy KTP, atau surat keterangan organisasi. Sebutkan lampiran ini di awal surat dan pastikan semua dokumen terlampir dengan rapi.
• Periksa Ulang (Proofreading): Ini critical! Setelah selesai menulis, baca kembali suratmu dengan teliti. Periksa apakah ada kesalahan penulisan, tata bahasa, atau informasi yang keliru. Surat tanpa typo menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail.
• Personalisasi: Walaupun formatnya resmi, sesekali sentuhan personal yang tulus bisa membantu. Misalnya, menyebutkan apresiasi terhadap peran PMI di paragraf pembuka atau penutup.

Image just for illustration

Contoh Surat Pengajuan: Permohonan Kerjasama Donor Darah¶

Berikut adalah contoh format surat pengajuan kerjasama untuk kegiatan donor darah. Kamu bisa memodifikasinya sesuai dengan kebutuhan dan detail acaramu.

---

[KOP SURAT ORGANISASI/LEMBAGA ANDA]
[Nama Organisasi/Lembaga]
[Alamat Lengkap Organisasi/Lembaga]
[Nomor Telepon Organisasi/Lembaga]
[Email Organisasi/Lembaga]
[Website Organisasi/Lembaga (jika ada)]

---

Jakarta, 26 Oktober 2023

Nomor: 001/SP/KMU-PMI/X/2023
Lampiran: 1 (satu) Berkas Proposal Kegiatan
Hal: Permohonan Kerjasama Kegiatan Donor Darah

Yth. Ketua PMI Kota Jakarta Selatan
Jl. Raya Fatmawati No. 100, Jakarta Selatan
di Tempat

Dengan hormat,

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya. Bersama surat ini, kami dari Komunitas Mahasiswa Unggul (KMU) Universitas Sejahtera bermaksud mengajukan permohonan kerjasama untuk penyelenggaraan kegiatan donor darah.

Sebagai bentuk kepedulian kami terhadap sesama dan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya donor darah, kami berencana mengadakan kegiatan sosial bertajuk "Setetes Darah, Sejuta Harapan". Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan donor darah dari civitas akademika Universitas Sejahtera serta masyarakat umum di sekitar kampus, yang nantinya akan disalurkan melalui Unit Donor Darah PMI Kota Jakarta Selatan.

Adapun detail rencana kegiatan donor darah tersebut adalah sebagai berikut:
1. Nama Kegiatan: Setetes Darah, Sejuta Harapan
2. Tema: Donorkan Darahmu, Selamatkan Hidup Sesama
3. Hari/Tanggal: Sabtu, 18 November 2023
4. Waktu: Pukul 09.00 – 15.00 WIB
5. Lokasi: Auditorium Gedung A, Universitas Sejahtera
6. Target Peserta: 200 pendonor (mahasiswa, dosen, staf, dan masyarakat umum)

Sehubungan dengan hal tersebut, kami sangat mengharapkan dukungan dan kerjasama dari PMI Kota Jakarta Selatan dalam bentuk:
1. Penyediaan tim medis dan paramedis yang kompeten.
2. Penyediaan peralatan dan perlengkapan standar untuk proses donor darah.
3. Penyediaan kantong darah dan fasilitas penyimpanan.
4. Bantuan dalam sosialisasi dan edukasi mengenai donor darah.

Sebagai informasi tambahan, terlampir bersama surat ini adalah proposal kegiatan yang berisi rincian lebih lanjut mengenai acara tersebut. Kami sangat berharap PMI Kota Jakarta Selatan dapat mempertimbangkan permohonan kerjasama ini demi suksesnya kegiatan sosial yang mulia ini.

Atas perhatian dan kerjasama yang baik dari Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Tanda Tangan)

**[Nama Lengkap Ketua KMU]**
**Ketua Komunitas Mahasiswa Unggul**
**[Stempel Organisasi/Lembaga]**

---

Fakta Menarik Seputar PMI dan Peran Kemanusiaan¶

PMI, atau Palang Merah Indonesia, adalah organisasi kemanusiaan yang sangat berjasa bagi bangsa. Ini beberapa fakta menarik yang perlu kamu tahu:

• Didirikan Pasca Kemerdekaan: PMI didirikan pada tanggal 17 September 1945, tidak lama setelah Proklamasi Kemerdekaan Indonesia. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya peran kemanusiaan bahkan di awal berdirinya negara. Pendirinya adalah Dr. Buntaran Martoatmodjo, yang saat itu menjabat sebagai Menteri Kesehatan RI.
• Bagian dari Gerakan Internasional: PMI adalah anggota dari Gerakan Internasional Palang Merah dan Bulan Sabit Merah, sebuah jaringan kemanusiaan terbesar di dunia. Ini berarti PMI bekerja berdasarkan prinsip-prinsip dasar universal seperti kemanusiaan, kesamaan, kenetralan, kemandirian, kesukarelaan, kesatuan, dan kesemestaan.
• Prinsip Dasar Kemanusiaan: Salah satu prinsip utama PMI adalah kemanusiaan, yang berupaya mencegah dan meringankan penderitaan manusia di manapun ia berada. PMI bertindak tanpa membedakan suku, agama, ras, maupun golongan.
• Peran Utama Donor Darah: PMI adalah satu-satunya lembaga di Indonesia yang memiliki wewenang untuk mengelola dan mendistribusikan darah. Unit Donor Darah (UDD) PMI di seluruh Indonesia setiap harinya bekerja keras memenuhi kebutuhan darah pasien di rumah sakit, menyelamatkan banyak nyawa.
• Respon Bencana Terdepan: PMI selalu menjadi salah satu pihak pertama yang hadir di lokasi bencana alam maupun konflik. Mereka menyediakan bantuan darurat, pertolongan pertama, dukungan psikososial, dan membantu pemulihan pasca-bencana.
• Jaringan Luas: PMI memiliki struktur organisasi dari tingkat pusat, provinsi, hingga kabupaten/kota. Ini memungkinkan PMI untuk menjangkau masyarakat di seluruh pelosok Indonesia dan merespon kebutuhan kemanusiaan secara efektif.

Mengenal PMI lebih dalam akan membuat kamu semakin yakin bahwa surat pengajuanmu itu penting dan akan diterima oleh pihak yang profesional dan berdedikasi tinggi pada kemanusiaan.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

Agar surat pengajuanmu tidak sia-sia dan bisa segera diproses, hindari beberapa kesalahan umum ini:

• Tidak Ada Kop Surat (jika lembaga): Kalau kamu mengajukan atas nama organisasi, tanpa kop surat, PMI mungkin akan sulit mengidentifikasi asal surat atau menganggapnya kurang formal.
• Bahasa Terlalu Santai/Tidak Baku: Ingat, ini surat resmi. Hindari singkatan, emoji, atau gaya bahasa obrolan sehari-hari. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Informasi Tidak Lengkap: Ini sering terjadi! Detail penting seperti tanggal kegiatan, lokasi, contact person, atau jenis bantuan yang dibutuhkan kadang terlewat. Akibatnya, PMI harus kembali menanyakan, yang tentu akan memperlambat proses.
• Salah Sasaran Penerima: Pastikan kamu tahu siapa yang harus dituju. Ketua PMI kabupaten/kota, kepala UDD, atau kepala divisi tertentu? Salah kirim bisa membuat suratmu nyasar dan lama direspon.
• Typos dan Kesalahan Gramatikal: Surat yang penuh kesalahan penulisan bisa mengurangi kredibilitasmu atau organisasimu. Kesan pertama itu penting!

Checklist Sebelum Mengirim Surat¶

Sebelum kamu mengirimkan surat pengajuan ke PMI, luangkan waktu sebentar untuk memeriksa hal-hal berikut:

1. Sudahkah semua informasi penting tercantum dengan jelas dan lengkap? (Identitas pengirim, penerima, tujuan, detail kegiatan/permohonan, dll.)
2. Apakah format surat sudah sesuai dengan kaidah surat resmi? (Ada kop surat, tanggal, nomor, lampiran, hal, dll.)
3. Apakah ada lampiran yang perlu disertakan? Sudahkah semua lampiran siap?
4. Sudahkah kamu membaca ulang surat untuk mencari typo atau kesalahan tata bahasa?
5. Sudahkah surat ditandatangani dan diberi stempel (jika perlu)?
6. Apakah alamat PMI yang dituju sudah benar dan spesifik?

Dengan mengikuti panduan ini, kamu akan bisa menyusun surat pengajuan ke PMI yang profesional, jelas, dan efektif. Ingat, tujuanmu adalah menyampaikan maksud dengan sebaik-baiknya agar permohonanmu bisa ditindaklanjuti.

Apakah kamu pernah mengirim surat pengajuan ke PMI atau lembaga kemanusiaan lainnya? Ceritakan pengalamanmu di kolom komentar di bawah ini! Bagian mana dari panduan ini yang paling membantu, atau ada tips lain yang ingin kamu tambahkan? Yuk, berbagi pengetahuan!