Beranda contoh surat perintah tugas spt surat

Mau Bikin Surat Perintah Tugas (SPT)? Ini Contoh PDF & Panduan Lengkapnya!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Pernah dengar atau bahkan sering berurusan dengan Surat Perintah Tugas (SPT)? Dokumen ini krusial banget lho dalam dunia kerja, baik di instansi pemerintah maupun swasta. Intinya, SPT itu semacam “mandat resmi” dari atasan yang menugaskan karyawannya untuk melakukan sesuatu. Nggak cuma buat perjalanan dinas, tapi banyak banget kegunaannya. Yuk, kita bedah tuntas tentang SPT dan kenapa format PDF jadi pilihan terbaiknya!

contoh surat perintah tugas
Image just for illustration

Apa Itu Surat Perintah Tugas (SPT) dan Mengapa Penting?

Secara sederhana, Surat Perintah Tugas (SPT) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pimpinan atau pejabat berwenang kepada staf atau bawahannya. Isinya adalah instruksi atau penugasan untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau kegiatan tertentu dalam jangka waktu dan lokasi yang sudah ditentukan. Fungsinya multifaset, mulai dari mendokumentasikan perintah, memastikan akuntabilitas, hingga menjadi dasar hukum untuk klaim biaya atau pertanggungjawaban lainnya.

Keberadaan SPT ini super penting. Bayangkan kalau tidak ada SPT, bagaimana sebuah perusahaan bisa melacak siapa yang melakukan apa, kapan, dan di mana? SPT juga berfungsi sebagai bukti otentik bahwa seorang karyawan sedang menjalankan tugas resmi perusahaan, memberikan legalitas pada kegiatan tersebut. Ini juga melindungi karyawan dari potensi masalah hukum atau administratif karena mereka bertindak atas nama dan perintah perusahaan.

Kapan Sih Kita Butuh Surat Perintah Tugas? Ini Contoh Skenarionya!

Kamu mungkin berpikir SPT hanya untuk perjalanan dinas ke luar kota. Padahal, penggunaan SPT jauh lebih luas dari itu, lho! Ada banyak skenario di mana SPT menjadi sangat vital. Mari kita lihat beberapa contohnya:

1. Perjalanan Dinas (Luar/Dalam Kota)

Ini yang paling umum. Ketika seorang karyawan harus bepergian ke lokasi lain, baik itu ke kantor cabang, bertemu klien, menghadiri seminar, atau melakukan survei lapangan, SPT menjadi syarat mutlak. SPT ini akan menjadi dasar untuk mengajukan reimbursement biaya transportasi, akomodasi, dan konsumsi yang dikeluarkan selama perjalanan. Tanpa SPT, klaim biaya perjalanan bisa jadi tidak sah.

2. Penugasan Proyek Khusus

Dalam sebuah perusahaan, seringkali ada proyek-proyek ad-hoc yang membutuhkan tim khusus atau individu untuk mengerjakannya. SPT dikeluarkan untuk menunjuk secara resmi siapa saja yang bertanggung jawab atas proyek tersebut, apa lingkup tugasnya, dan berapa lama durasi penugasannya. Ini memastikan kejelasan peran dan tanggung jawab setiap anggota tim.

3. Pelatihan, Workshop, atau Seminar

Ketika perusahaan mengirim karyawannya untuk mengikuti pelatihan, workshop, atau seminar, SPT berfungsi sebagai surat izin sekaligus penugasan resmi. Dokumen ini juga dapat menjadi bukti kehadiran atau partisipasi karyawan yang nantinya berguna untuk pengembangan karir atau evaluasi kinerja. Biasanya, di dalam SPT akan disebutkan detail kegiatan dan manfaatnya bagi perusahaan.

4. Audit Internal atau Inspeksi

Departemen audit atau tim inspeksi seringkali membutuhkan SPT saat melakukan pemeriksaan di divisi lain atau cabang perusahaan. SPT ini memberikan mereka wewenang untuk mengakses data, melakukan wawancara, atau memeriksa prosedur yang berlaku. Ini penting untuk menjaga integritas proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap standar perusahaan.

5. Kegiatan Sosial Perusahaan atau Event

Jika perusahaan mengadakan kegiatan di luar kantor seperti gathering, bakti sosial, atau pameran, karyawan yang terlibat biasanya akan diberi SPT. Ini untuk menunjukkan bahwa mereka mewakili perusahaan dan memiliki wewenang untuk berpartisipasi dalam acara tersebut. SPT juga bisa menjadi landasan untuk koordinasi dengan pihak eksternal.

6. Penggantian Posisi Sementara

Dalam kasus di mana seorang manajer cuti panjang atau tidak bisa masuk kerja untuk sementara waktu, seorang staf mungkin ditunjuk untuk mengisi posisi tersebut. SPT akan meresmikan penunjukan sementara ini, menjelaskan tugas dan tanggung jawab yang harus diemban. Hal ini menjaga agar operasional perusahaan tetap berjalan lancar tanpa hambatan.

Membongkar Struktur SPT: Apa Saja Bagian yang Wajib Ada?

SPT yang baik dan profesional harus memiliki struktur yang lengkap dan jelas agar informasinya mudah dipahami dan tidak menimbulkan kebingungan. Ada beberapa bagian penting yang wajib kamu perhatikan saat menyusun atau membaca sebuah SPT. Mari kita bedah satu per satu:

1. Kop Surat

Ini bagian paling atas yang menunjukkan identitas lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan SPT. Biasanya berisi logo, nama perusahaan/instansi, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website. Kop surat ini memberikan legitimasi dan profesionalisme pada dokumen.

2. Nomor Surat

Setiap surat resmi, termasuk SPT, wajib memiliki nomor unik. Nomor ini penting untuk keperluan administrasi, pengarsipan, dan pelacakan dokumen. Format penomoran biasanya mengikuti standar internal perusahaan.

3. Tanggal Surat

Tanggal SPT diterbitkan. Ini penting untuk mengetahui kapan perintah tugas tersebut mulai berlaku atau dikeluarkan. Pastikan tanggalnya akurat ya!

4. Dasar Pertimbangan / Landasan Hukum

Bagian ini menjelaskan alasan atau landasan mengapa SPT tersebut dikeluarkan. Bisa berupa peraturan perusahaan, kebijakan pimpinan, atau hasil keputusan rapat. Contoh: “Berdasarkan Surat Keputusan Direksi Nomor: XXX/SK/VII/2024 tentang…”

5. Pihak yang Memberi Perintah

Siapa yang berwenang mengeluarkan perintah tugas ini? Bagian ini mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan unit kerja pihak yang memberikan perintah. Biasanya ini adalah atasan langsung atau pejabat yang lebih tinggi.

6. Pihak yang Diberi Perintah

Ini adalah bagian yang paling penting bagi penerima tugas. Mencantumkan nama lengkap, jabatan, dan unit kerja karyawan yang ditugaskan. Kadang bisa lebih dari satu nama jika tugasnya tim.

7. Isi Perintah Tugas

Bagian inti dari SPT. Di sini dijelaskan secara rinci apa tugas yang harus dilaksanakan, tujuan dari tugas tersebut, dan output yang diharapkan. Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan tidak ambigu. Contoh: “Melaksanakan kunjungan kerja ke kantor cabang Surabaya dalam rangka evaluasi kinerja kuartal II 2024.”

8. Waktu Pelaksanaan

Kapan tugas tersebut harus dimulai dan kapan harus selesai? Bagian ini mencantumkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya pelaksanaan tugas. Bisa juga disebutkan durasi total tugas.

9. Tempat Pelaksanaan

Di mana tugas tersebut akan dilaksanakan? Apakah di kantor cabang, di lokasi proyek, atau di tempat lain? Pastikan alamat atau lokasinya jelas.

10. Penutup

Biasanya berisi kalimat standar seperti “Demikian surat perintah tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.” Diikuti dengan tanda tangan dan nama terang pihak yang memberi perintah, serta stempel resmi perusahaan.

11. Tembusan (Opsional)

Jika SPT ini perlu diketahui oleh pihak lain selain pemberi dan penerima tugas (misalnya HRD, departemen keuangan, atau manajer lain), maka nama-nama tersebut dicantumkan di bagian tembusan. Ini untuk koordinasi dan informasi.

12. Lampiran (Opsional)

Jika ada dokumen pendukung yang relevan dengan tugas (misalnya jadwal perjalanan, daftar kontak, atau briefing proyek), maka dapat disebutkan di bagian lampiran.

Berikut adalah tabel untuk memudahkan kamu memahami bagian-bagian penting dalam SPT:

Tabel: Bagian-bagian Penting dalam SPT

No. Bagian SPT Penjelasan Contoh Isi
1. Kop Surat Identitas lembaga/perusahaan. Logo Perusahaan, PT. Maju Jaya, Jl. Merdeka No. 10 Jakarta Pusat.
2. Nomor Surat Kode unik untuk administrasi. No: 001/SPT/HRD/VII/2024
3. Tanggal Surat Tanggal SPT dikeluarkan. 15 Juli 2024
4. Dasar Pertimbangan Alasan atau landasan dikeluarkannya SPT. Berdasarkan Surat Keputusan Direksi No. 05/SK/VII/2024.
5. Pihak Pemberi Perintah Informasi lengkap pemberi tugas. Nama: Budi Santoso, Jabatan: Manajer HRD.
6. Pihak Diberi Perintah Informasi lengkap penerima tugas. Nama: Anita Dewi, Jabatan: Staff Marketing.
7. Isi Perintah Tugas Uraian detail tugas yang harus dilaksanakan. Melaksanakan survei pasar di Bandung dan sekitarnya.
8. Waktu Pelaksanaan Durasi atau tanggal mulai-selesai tugas. Mulai tanggal 20 Juli 2024 s/d 25 Juli 2024.
9. Tempat Pelaksanaan Lokasi atau area tempat tugas dilaksanakan. Bandung, Jawa Barat.
10. Penutup Kalimat penutup standar, tanda tangan, stempel. Hormat kami, [Ttd & Stempel], Budi Santoso.
11. Tembusan Pihak lain yang perlu mengetahui SPT. 1. Direktur Utama, 2. Kepala Divisi Keuangan.
12. Lampiran Dokumen pendukung tugas. Jadwal Perjalanan, Anggaran Biaya.

Tips Jitu Menyusun Surat Perintah Tugas yang Jelas dan Efektif

Menyusun SPT itu bukan sekadar formalitas, lho. SPT yang baik harus jelas, lengkap, dan tidak menimbulkan multitafsir. Ini dia beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

  1. Gunakan Bahasa Formal tapi Jelas: Meskipun ini dokumen resmi, hindari bahasa yang terlalu rumit atau bertele-tele. Sampaikan maksud dan tujuan dengan lugas. Ingat, SPT ditujukan untuk instruksi, bukan esai sastra.
  2. Rinci tapi Tidak Bertele-tele: Jelaskan detail tugas secukupnya, tanpa harus menuliskan setiap langkah kecil. Fokus pada apa yang harus dilakukan, mengapa, kapan, dan di mana.
  3. Perhatikan Tenggat Waktu: Pastikan tanggal mulai dan berakhirnya tugas tercantum dengan benar. Jika ada milestone penting selama tugas, bisa juga disebutkan.
  4. Sertakan Kontak Darurat (Jika Perlu): Untuk tugas-tugas di lapangan atau perjalanan dinas, ada baiknya mencantumkan kontak yang bisa dihubungi dalam keadaan darurat, baik itu atasan langsung atau divisi terkait.
  5. Pastikan Persetujuan Atasan: SPT harus diterbitkan oleh pejabat yang berwenang. Pastikan sudah ada persetujuan atau instruksi dari atasan sebelum SPT dikeluarkan. Jangan sampai ada SPT “abal-abal” ya!
  6. Cek Ulang (Proofread): Sebelum dicetak atau dikirim, selalu cek ulang semua detail, mulai dari nama, jabatan, tanggal, hingga isi perintah. Salah ketik sedikit saja bisa menimbulkan masalah lho.

Kenapa Format PDF Jadi Pilihan Utama untuk Surat Perintah Tugas?

Di era digital seperti sekarang, dokumen fisik mulai banyak ditinggalkan. SPT dalam format digital, khususnya PDF, punya banyak keunggulan dibanding dokumen cetak. Yuk, kita lihat kenapa PDF jadi pilihan yang paling bijak:

  1. Keamanan dan Integritas Dokumen: File PDF terkenal sulit untuk diubah atau diedit tanpa jejak. Ini penting banget untuk dokumen resmi seperti SPT. Kamu bisa yakin bahwa SPT yang kamu terima adalah versi final dan otentik yang tidak diotak-atik.
  2. Konsistensi Tampilan: Mau dibuka di komputer mana pun, pakai sistem operasi apa pun, tampilan file PDF akan selalu sama persis. Kamu nggak perlu khawatir font berantakan, tata letak berubah, atau gambar yang hilang seperti jika membuka dokumen Word di perangkat yang berbeda.
  3. Kemudahan Berbagi dan Distribusi: Mengirim SPT via email, aplikasi pesan, atau cloud storage jadi jauh lebih mudah dan cepat dalam format PDF. Tidak perlu lagi bolak-balik mencetak dan mengirim lewat kurir.
  4. Hemat Ruang Penyimpanan: File PDF jauh lebih ringkas dan hemat tempat di server atau perangkat penyimpanan digitalmu. Bayangkan kalau semua SPT harus dicetak dan diarsipkan secara fisik, bisa menumpuk gunung kertas!
  5. Ramah Lingkungan: Dengan beralih ke format digital seperti PDF, kita turut berkontribusi mengurangi penggunaan kertas. Ini adalah langkah kecil yang berdampak besar bagi lingkungan.
  6. Fitur Keamanan Tambahan: PDF memungkinkan kamu untuk menambahkan fitur keamanan seperti password protection untuk membatasi akses, atau tanda tangan digital untuk memverifikasi keaslian dokumen.

Cara Mudah Membuat Surat Perintah Tugas dalam Format PDF

Membuat SPT dalam format PDF itu gampang banget, kok! Kamu bisa menggunakan berbagai aplikasi yang mungkin sudah akrab denganmu:

  1. Dari Aplikasi Pengolah Kata (MS Word, Google Docs, LibreOffice Writer):

    • Buat SPT-mu seperti biasa di salah satu aplikasi ini. Pastikan semua bagian sudah lengkap dan rapi.
    • Setelah selesai, pilih opsi “Save As” atau “Simpan Sebagai”.
    • Pada pilihan “Save as type” atau “Jenis File”, pilih “PDF”.
    • Klik “Save” atau “Simpan”. Otomatis, dokumenmu akan tersimpan dalam format PDF.

  2. Menggunakan Template Online:

    • Ada banyak situs web yang menyediakan template SPT siap pakai. Kamu tinggal mengisi kolom-kolom yang tersedia.
    • Setelah diisi, biasanya ada opsi untuk mengunduh dokumen dalam format PDF secara langsung. Ini cocok buat kamu yang ingin praktis.

  3. Penambahan Tanda Tangan Digital:

    • Untuk menambah keamanan dan keabsahan, kamu bisa menambahkan tanda tangan digital pada file PDF. Aplikasi seperti Adobe Acrobat Pro atau bahkan beberapa aplikasi gratis memungkinkan fitur ini.
    • Tanda tangan digital ini berbeda dengan gambar tanda tangan ya. Ini adalah sertifikat digital yang memverifikasi identitas penanda tangan dan memastikan dokumen tidak diubah setelah ditandatangani.

Berbagai Jenis Surat Perintah Tugas dan Fokus Utamanya

Meskipun secara umum strukturnya mirip, SPT bisa punya fokus yang berbeda tergantung tujuan penugasannya. Mari kita lihat beberapa jenisnya:

1. SPT Perjalanan Dinas

Fokus utamanya adalah detail perjalanan: tujuan, tanggal berangkat dan kembali, alat transportasi, estimasi biaya, serta output yang diharapkan dari perjalanan tersebut (misalnya laporan kunjungan, penandatanganan kontrak).

2. SPT Penugasan Proyek

Lebih menekankan pada detail proyek: nama proyek, peran individu dalam proyek, target yang harus dicapai, timeline proyek, dan sumber daya yang bisa digunakan. Tujuan akhirnya adalah penyelesaian proyek yang sukses.

3. SPT Pelatihan/Workshop

Detail yang penting di sini adalah nama pelatihan/workshop, penyelenggara, lokasi, tanggal pelaksanaan, dan manfaat yang diharapkan bagi karyawan dan perusahaan setelah mengikuti pelatihan.

4. SPT Audit Internal

Fokusnya pada objek audit, ruang lingkup audit, tim auditor yang ditugaskan, tanggal pelaksanaan audit, dan prosedur yang harus diikuti. Tujuannya adalah memastikan kepatuhan dan efisiensi.

Hal-hal Krusial yang Perlu Diperhatikan Saat Mengeluarkan atau Menerima SPT

Baik sebagai pemberi tugas maupun penerima tugas, ada beberapa hal penting yang harus kamu perhatikan terkait SPT:

  • Kewenangan Penerbit: Pastikan SPT dikeluarkan oleh pihak yang benar-benar berwenang. SPT yang tidak sah bisa jadi tidak memiliki kekuatan hukum.
  • Kejelasan Tujuan dan Output: Tujuan tugas harus spesifik, terukur, bisa dicapai, relevan, dan memiliki batas waktu (SMART). Penerima tugas harus tahu persis apa yang diharapkan darinya.
  • Hak dan Kewajiban Pelaksana: SPT harus menjelaskan hak-hak pelaksana tugas (misalnya, reimbursement biaya, fasilitas, atau izin khusus) dan kewajibannya (misalnya, membuat laporan, menjaga nama baik perusahaan).
  • Anggaran: Jika tugas memerlukan biaya, pastikan ada alokasi anggaran yang jelas dan prosedur klaim yang transparan. Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
  • Laporan Pertanggungjawaban: Hampir setiap tugas yang memerlukan SPT akan diikuti dengan laporan pertanggungjawaban. Pastikan format dan tenggat waktu pelaporan sudah disepakati.

Revolusi Digital: Keuntungan Menggunakan SPT Berbasis Digital (PDF)

Beralih ke SPT digital, terutama dalam format PDF, bukan hanya tren tapi juga membawa banyak keuntungan signifikan bagi organisasi:

  • Efisiensi Birokrasi: Proses pengajuan, persetujuan, dan distribusi SPT jadi jauh lebih cepat. Tidak perlu lagi menunggu dokumen fisik bergerak dari satu meja ke meja lain.
  • Akuntabilitas yang Lebih Baik: Dengan sistem digital, setiap langkah mulai dari pembuatan, persetujuan, hingga penerimaan SPT bisa terekam secara otomatis. Ini menciptakan audit trail yang kuat.
  • Kemudahan Pelacakan dan Pengarsipan: Mencari SPT lama jadi lebih mudah dengan fitur pencarian. Dokumen juga tersimpan rapi secara digital, mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan fisik.
  • Pengurangan Biaya Operasional: Hemat biaya kertas, tinta printer, dan biaya pengiriman dokumen fisik. Ini bisa jadi penghematan yang signifikan dalam jangka panjang.
  • Aksesibilitas: Karyawan bisa mengakses SPT mereka kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung internet, mempermudah mereka dalam menjalankan tugas.

Tahukah Kamu? Fakta Menarik Seputar Dokumen Administratif dan SPT

Sejak zaman dahulu, manusia sudah mengenal pentingnya dokumen tertulis untuk mencatat instruksi dan perintah. Dari prasasti kuno hingga surat-surat kerajaan, fungsinya mirip dengan SPT modern: memberikan mandat dan mendokumentasikan tindakan. Di era modern, digitalisasi dokumen administratif seperti SPT tidak hanya mempercepat proses, tetapi juga menjadi pilar utama dalam membangun sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang efisien, di mana setiap aktivitas bisnis terintegrasi dan terdokumentasi dengan baik.

Tanya Jawab Populer Seputar Surat Perintah Tugas

Q: Apakah setiap tugas harus disertai SPT?

A: Tidak selalu. Untuk tugas-tugas rutin harian atau instruksi lisan sederhana, SPT mungkin tidak diperlukan. Namun, untuk tugas yang melibatkan perjalanan, biaya, waktu khusus, atau tanggung jawab signifikan, SPT menjadi sangat direkomendasikan dan seringkali diwajibkan oleh kebijakan perusahaan.

Q: Apa bedanya SPT dengan Surat Tugas biasa?

A: Secara fungsional, keduanya mirip. Namun, SPT seringkali dianggap lebih instruktif dan formal, menunjukkan adanya perintah dari atasan. Sementara Surat Tugas bisa lebih fleksibel, kadang digunakan untuk menunjuk seseorang agar mewakili perusahaan dalam suatu acara tanpa ada perintah khusus yang harus dilakukan di sana. Tapi, banyak perusahaan menggunakan istilah ini secara bergantian.

Q: Bolehkah SPT hanya dikirim via email tanpa tanda tangan fisik?

A: Sangat bisa! Asalkan email tersebut berasal dari alamat email resmi yang terotorisasi dan file SPT-nya sudah dalam format PDF. Idealnya, SPT tersebut juga dilengkapi dengan tanda tangan digital yang sah atau setidaknya sudah ada persetujuan tertulis dari atasan via email sebelumnya. Keabsahan ini sangat bergantung pada kebijakan internal perusahaan.

Q: Bagaimana jika saya kehilangan SPT fisik saya?

A: Jika kamu kehilangan SPT fisik, segera laporkan ke bagian administrasi atau HRD perusahaanmu. Untungnya, jika perusahaanmu sudah mengimplementasikan sistem digital, kamu bisa meminta salinan digitalnya dalam format PDF. Ini menunjukkan salah satu keuntungan besar dari dokumen digital!

Yuk, Optimalkan Penggunaan Surat Perintah Tugasmu!

Nah, itu dia panduan lengkap tentang Surat Perintah Tugas, termasuk pentingnya format PDF di era digital ini. Dengan memahami fungsi, struktur, dan cara menyusun SPT yang efektif, kamu tidak hanya membantu perusahaan menjadi lebih terorganisir, tetapi juga melindungi diri sebagai pelaksana tugas. SPT bukan hanya sekadar kertas atau file, tapi adalah fondasi penting dalam administrasi dan operasional perusahaan.

Punya pengalaman menarik seputar Surat Perintah Tugas? Atau mungkin ada pertanyaan yang belum terjawab? Yuk, berbagi cerita atau diskusikan di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar