Mau Bikin Undangan Risma Masjid? Contoh & Tips Anti Ribet (Plus Download!)

Table of Contents

Pernahkah kamu membayangkan betapa pentingnya sebuah surat undangan? Apalagi jika acara yang akan kamu selenggarakan itu di masjid, dan plus-plusnya, ada kemungkinan akan dihadiri oleh tokoh masyarakat sekelas Ibu Tri Rismaharini. Tentu saja, undangan bukan cuma secarik kertas biasa, melainkan representasi dari keseriusan dan profesionalisme panitia. Yuk, kita bedah tuntas bagaimana merangkai surat undangan yang nggak cuma informatif tapi juga berkesan!

Pentingnya Surat Undangan dalam Acara Keagamaan¶

Surat undangan, dalam konteks apa pun, berfungsi sebagai alat komunikasi resmi yang menginformasikan dan mengajak seseorang untuk hadir dalam sebuah acara. Nah, untuk acara-acara yang diselenggarakan di masjid, seperti pengajian akbar, peringatan hari besar Islam, santunan anak yatim, atau bahkan syukuran, peran surat undangan ini jadi semakin krusial. Ini bukan hanya formalitas, tapi juga bentuk penghormatan kepada calon tamu.

Image just for illustration

Surat undangan resmi memberikan legitimasi pada acara tersebut, memastikan bahwa setiap detail tersampaikan dengan jelas dan menghindari kesalahpahaman. Bayangkan, tanpa undangan resmi, bagaimana tamu bisa yakin akan waktu, tempat, atau bahkan tujuan acaranya? Apalagi jika yang diundang adalah tokoh penting, surat undangan menjadi jembatan awal untuk membangun kesan positif dan menunjukkan keseriusan pihak penyelenggara. Ini juga bisa menjadi reminder fisik bagi mereka yang memiliki banyak agenda.

Komponen Esensial Sebuah Surat Undangan Acara Masjid¶

Membuat surat undangan itu ibarat merangkai puzzle. Setiap bagian punya perannya sendiri untuk membentuk gambaran utuh yang jelas dan mudah dipahami. Untuk acara di masjid, komponen-komponen ini wajib ada agar undanganmu terlihat profesional dan informatif. Mari kita kupas satu per satu.

Pertama, tentu saja Kop Surat. Ini identitasmu atau identitas panitia penyelenggara. Biasanya berisi nama masjid/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan logo. Kop surat ini menunjukkan bahwa undanganmu bukan sekadar ajakan biasa, melainkan dari institusi yang jelas.

Kedua, Tanggal Surat Dibuat dan Nomor Surat. Tanggal menunjukkan kapan undangan itu dikeluarkan, sedangkan nomor surat penting untuk arsip dan dokumentasi. Lalu ada Lampiran (jika ada dokumen tambahan yang disertakan) dan Perihal yang menjelaskan inti dari undangan, misalnya “Undangan Pengajian Akbar” atau “Undangan Buka Bersama dan Santunan”.

Ketiga, Penerima Surat. Tulis nama dan gelar lengkap serta jabatan penerima undangan dengan hormat. Untuk tokoh masyarakat, pastikan gelarnya benar. Setelah itu, Salam Pembuka yang sopan seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”.

Keempat, Isi Surat adalah jantung dari undangan. Ini mencakup:
* Nama Acara: Judul acara yang jelas dan menarik.
* Waktu Pelaksanaan: Hari, tanggal, dan jam mulai hingga perkiraan selesai.
* Tempat Pelaksanaan: Nama masjid dan alamat lengkapnya.
* Tujuan Acara: Jelaskan secara singkat maksud dan tujuan diselenggarakannya acara tersebut.
* Narasumber/Pembicara: Jika ada penceramah atau pembicara, sebutkan nama dan gelar mereka. Nah, kalau Bu Risma yang akan hadir, ini adalah bagian krusial untuk menyebutkan perannya (misal: “dengan hormat mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i sekalian untuk hadir dalam acara kami, yang insya Allah akan dihadiri dan dibuka oleh Ibu Tri Rismaharini, S.Psi., M.A. sebagai…”).

Kelima, Susunan Acara Singkat. Ini opsional tapi sangat direkomendasikan, terutama jika acaranya punya beberapa sesi. Ini membantu tamu memahami flow acara dan berapa lama mereka akan berada di sana. Keenam, Penutup yang berisi harapan atas kehadiran tamu dan ucapan terima kasih.

Terakhir, Salam Penutup (misal: “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” atau “Hormat kami,”), Nama dan Jabatan Pengirim/Panitia, serta Stempel dan Tanda Tangan. Jika ada pihak lain yang perlu mengetahui undangan ini (misal: Dewan Kemakmuran Masjid, Lurah setempat), sertakan Tembusan.

Berikut adalah tabel komponen surat undangan yang bisa kamu jadikan panduan:

Komponen Surat	Deskripsi	Keterangan
Kop Surat	Identitas lembaga/panitia (nama, alamat, logo, kontak)	Penting untuk legalitas dan profesionalisme
Tanggal Surat	Kapan surat dibuat	Untuk dokumentasi
Nomor Surat	Nomor urut surat keluar	Untuk arsip dan administrasi
Lampiran	Dokumen pendukung (jika ada, misal: rundown acara)	Opsional, sesuai kebutuhan
Perihal	Inti/judul surat (contoh: Undangan Pengajian Akbar)	Memberikan gambaran singkat isi surat
Penerima Surat	Nama lengkap, gelar, jabatan tujuan	Menunjukkan penghormatan
Salam Pembuka	Sapaan hormat (contoh: Dengan hormat, Assalamualaikum Wr. Wb.)	Memulai komunikasi dengan sopan
Isi Surat	Nama acara, waktu, tempat, tujuan, narasumber/pengisi acara	Bagian inti yang menjelaskan detail acara
Susunan Acara	Rangkaian kegiatan secara singkat	Opsional, membantu tamu mempersiapkan diri
Penutup	Harapan kehadiran dan ucapan terima kasih	Menunjukkan keramahan dan apresiasi
Salam Penutup	Penutup sapaan (contoh: Hormat kami, Wassalamualaikum Wr. Wb.)	Mengakhiri komunikasi dengan sopan
Nama & Jabatan Pengirim	Nama lengkap dan jabatan penanggung jawab/panitia	Identitas penanggung jawab surat
Tanda Tangan & Stempel	Bukti legalitas dan pengesahan	Wajib untuk surat resmi
Tembusan	Pihak lain yang perlu mengetahui surat ini	Opsional, untuk informasi internal/eksternal yang relevan

Gaya Bahasa dan Nada: Formal atau Casual?¶

Nah, ini nih yang sering bikin bingung. Karena kita ngomongin surat undangan acara masjid, tentu saja gaya bahasa yang dipakai haruslah sopan dan menghormati. Tapi, seberapa formal sih? Apakah harus kaku banget? Jawabannya tergantung siapa yang diundang dan jenis acaranya.

Untuk acara-acara umum di masjid yang mengundang jamaah biasa, kamu bisa menggunakan bahasa yang santun namun tetap akrab. Nggak perlu terlalu kaku seperti surat dinas pemerintahan. Namun, jika ada tokoh masyarakat atau pejabat penting yang diundang, seperti Ibu Risma, ada baiknya level formalitasnya sedikit ditingkatkan. Ini menunjukkan bahwa kamu menghargai posisi dan waktu mereka.

Image just for illustration

Penting untuk menjaga agar tulisanmu tetap jelas, lugas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Langsung pada intinya, tapi tetap dengan pilihan kata yang baik. Misalnya, daripada bilang “Kami menghendaki kehadiran Bapak/Ibu sekalian,” lebih baik pakai “Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu sekalian,”. Penggunaan sapaan agama seperti “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” di awal dan akhir surat juga sangat dianjurkan untuk acara di masjid.

Spesial Case: Mengundang atau Melibatkan Bu Risma dalam Acara Masjid¶

Siapa sih yang nggak kenal Ibu Tri Rismaharini? Sosok beliau dikenal sebagai pemimpin yang tegas, merakyat, dan punya perhatian besar terhadap isu sosial serta keagamaan. Beliau punya rekam jejak yang kuat dalam pembangunan kota dan pemberdayaan masyarakat, termasuk melalui pendekatan keagamaan. Mengundang atau melibatkan beliau dalam acara masjidmu tentu akan memberikan impact yang luar biasa, baik dari segi kehadiran maupun dukungan moral.

Image just for illustration

Namun, ada beberapa pertimbangan khusus saat kamu berencana mengundang atau melibatkan pejabat publik seperti Bu Risma:
1. Protokoler dan Tata Krama: Pejabat publik memiliki jadwal yang padat dan prosedur protokoler tertentu. Pastikan undanganmu mengikuti kaidah yang berlaku. Hubungi sekretariat atau ajudan beliau terlebih dahulu untuk menanyakan prosedur pengiriman undangan.
2. Konfirmasi Kehadiran: Jangan berasumsi beliau akan hadir hanya karena sudah mengirim undangan. Lakukan tindak lanjut (follow-up) secara sopan untuk memastikan konfirmasi kehadiran beliau. Proses ini biasanya memakan waktu, jadi kirim undangan jauh-jauh hari.
3. Manfaat Acara: Dalam undangan, coba tonjolkan manfaat acara bagi masyarakat luas. Misalnya, jika acara pengajian tersebut membahas isu-isu sosial atau edukasi yang relevan dengan tugas beliau sebagai Menteri Sosial, itu bisa menjadi nilai tambah yang menarik perhatian. Bu Risma dikenal peduli pada kesejahteraan masyarakat, jadi kaitkan acaramu dengan nilai-nilai tersebut.
4. Penulisan Alamat & Gelar: Pastikan nama, gelar lengkap, dan jabatan beliau tertulis dengan benar dan tepat. Salah sedikit saja bisa mengurangi kesan profesional. Gunakan “Yth. Ibu Tri Rismaharini, S.Psi., M.A.” atau sesuai format yang berlaku.
5. Penggunaan Bahasa yang Menarik: Meskipun formal, kalimat pengantar dalam undangan bisa dibuat menarik. Misalnya, “Dengan segala kerendahan hati dan rasa hormat, kami memohon kehadiran serta kesediaan Ibu Tri Rismaharini…” atau “Besar harapan kami agar Ibu dapat meluangkan waktu di tengah kesibukan Ibu yang padat…”. Ini menunjukkan penghargaan yang tinggi.

Mengingat Bu Risma adalah sosok yang sangat sibuk, undanganmu haruslah ringkas, padat, dan langsung ke poin-poin utama yang ingin kamu sampaikan. Tunjukkan bahwa kehadiran beliau akan memberikan dampak positif yang signifikan bagi acara dan jamaah masjid.

Langkah-Langkah Praktis Membuat Surat Undangan Acara Masjid¶

Oke, sekarang mari kita susun langkah-langkah praktisnya biar kamu nggak bingung saat mau bikin undangan. Ini step-by-step yang bisa kamu ikuti:

1. Identifikasi Tujuan dan Audiens: Pertama, tentukan dulu acara apa yang mau kamu gelar dan siapa saja yang akan diundang. Apakah itu pengajian umum, syukuran internal, atau acara besar yang mengundang banyak pihak? Ini akan menentukan gaya dan isi undanganmu.
2. Kumpulkan Detail Acara Lengkap: Pastikan semua informasi penting sudah ada di tanganmu. Nama acara, tanggal, waktu (mulai dan selesai), lokasi (nama masjid dan alamat lengkap), tema, narasumber (jika ada), dan tujuan acara. Jangan sampai ada yang terlewat!
3. Buat Draf Sesuai Struktur: Gunakan panduan komponen surat undangan di atas. Mulai dari kop surat, tanggal, nomor, hingga bagian penutup. Jangan khawatir kalau belum sempurna di awal, ini cuma draf.
4. Periksa Kembali Tata Bahasa dan Ejaan: Ini penting banget! Surat resmi yang penuh salah ketik atau tata bahasa kacau akan mengurangi kredibilitasmu. Baca ulang berkali-kali, atau minta teman untuk membantumu memeriksanya.
5. Verifikasi Informasi: Cek lagi semua data: tanggal, jam, alamat, nama narasumber, dan gelar mereka. Pastikan semuanya sudah benar dan tidak ada yang salah. Bayangkan kalau tamu datang ke tempat yang salah atau jam yang keliru!
6. Proses Pengiriman: Untuk undangan resmi, terutama kepada pejabat, pengiriman fisik (hard copy) via pos atau diantar langsung oleh perwakilan panitia seringkali lebih disarankan. Namun, email juga bisa jadi opsi tambahan, terutama untuk follow-up. Pastikan alamat email atau fisik penerima sudah benar.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, kamu bisa memastikan undanganmu tersusun rapi, informatif, dan siap dikirimkan.

Contoh Template Surat Undangan Acara Pengajian Akbar di Masjid dengan Kehadiran Tokoh Masyarakat (misal: Bu Risma)¶

Oke, ini dia contoh yang menggabungkan semua tips dan panduan yang sudah kita bahas. Anggap saja ini acara pengajian akbar dalam rangka Maulid Nabi Muhammad SAW di sebuah masjid.

---

[KOP SURAT MASJID / DKM / PANITIA]

DEWAN KEMAKMURAN MASJID AL-HIKMAH
Jl. Kebahagiaan No. 123, Kel. Sentosa, Kec. Jaya Raya, Jakarta Pusat
Telp: (021) 1234567 | Email: dkm.alhikmah@email.com | Website: www.masjidalhikmah.or.id

Jakarta, 26 Oktober 2023

Nomor : 015/DKM-AH/X/2023
Lampiran : 1 (satu) lembar rundown acara
Perihal : Undangan Pengajian Akbar Maulid Nabi Muhammad SAW

Yth.
Ibu Tri Rismaharini, S.Psi., M.A.
[Jabatan/Kementerian, jika perlu]
di Tempat

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Dengan hormat,

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-Nya, serta shalawat dan salam semoga senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW.

Bersama surat ini, kami dari Dewan Kemakmuran Masjid (DKM) Al-Hikmah dengan penuh kerendahan hati dan rasa syukur mengundang Ibu Tri Rismaharini, S.Psi., M.A. beserta jajaran/staf untuk dapat hadir dalam acara Pengajian Akbar dalam rangka memperingati Maulid Nabi Muhammad SAW 1445 H. Acara ini merupakan wujud kecintaan kami kepada Rasulullah SAW serta upaya untuk meningkatkan silaturahmi dan pemahaman keagamaan di tengah masyarakat.

Adapun acara tersebut insya Allah akan diselenggarakan pada:

• Hari, Tanggal : Sabtu, 11 November 2023
• Pukul : 09.00 WIB s.d. Selesai
• Tempat : Masjid Al-Hikmah
  Jl. Kebahagiaan No. 123, Kel. Sentosa, Kec. Jaya Raya, Jakarta Pusat
• Tema : “Meneladani Akhlak Nabi, Membangun Masyarakat Madani”
• Penceramah : Ustadz Dr. H. Ahmad Fauzi, Lc., M.A.
• Kehadiran Spesial : Ibu Tri Rismaharini, S.Psi., M.A. (Sebagai Keynote Speaker)

Besar harapan kami agar Ibu dapat meluangkan waktu di tengah kesibukan yang padat untuk dapat hadir dan memberikan sambutan/tausiyah singkat dalam acara yang mulia ini. Kehadiran Ibu akan menjadi motivasi dan kehormatan besar bagi kami serta seluruh jamaah yang hadir.

Terlampir kami sertakan susunan acara sebagai referensi Ibu. Mohon kesediaan Ibu untuk dapat memberikan konfirmasi kehadiran paling lambat tanggal 6 November 2023 melalui narahubung kami (Bapak Rizal - 0812XXXXXXXX).

Atas perhatian dan waktu yang Ibu Tri Rismaharini berikan, kami haturkan terima kasih yang sebesar-besarnya. Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan keberkahan kepada kita semua.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Hormat kami,

[Tanda Tangan & Stempel]

Bpk. H. Abdullah Rahman
Ketua DKM Al-Hikmah

[Tembusan, jika ada]
1. Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Jaya Raya
2. Ketua RW 05 Kelurahan Sentosa

---

Analisis Template:
- Kop surat jelas dengan informasi lengkap.
- Nomor dan tanggal ada untuk dokumentasi.
- Perihal ringkas dan informatif.
- Penerima disebut lengkap dengan gelar.
- Salam pembuka dan penutup Islami dan sopan.
- Isi surat langsung pada tujuan, menyebutkan kehadiran Bu Risma sebagai Keynote Speaker untuk memberikan nilai tambah.
- Detail acara lengkap dan mudah dibaca (poin-poin).
- Harapan kehadiran disampaikan dengan santun.
- Permintaan konfirmasi dengan batas waktu jelas dan narahubung.
- Tanda tangan dan stempel untuk keabsahan.
- Tembusan menunjukkan transparansi.

Template ini fleksibel dan bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan acara dan siapa yang kamu undang.

Tips Tambahan agar Undanganmu Makin Berkesan¶

Selain semua poin teknis di atas, ada beberapa tips lagi nih biar undanganmu nggak cuma informatif tapi juga memberikan kesan yang mendalam:

1. Desain Visual yang Menarik: Jika kamu mengirim undangan fisik, pertimbangkan desain yang rapi, bersih, dan estetik. Nggak perlu mewah, yang penting mudah dibaca dan sesuai dengan tema acara keagamaan (misalnya, pakai ornamen islami). Ini akan membuat penerima lebih tertarik untuk membuka dan membaca undanganmu.
2. Tindak Lanjut Setelah Pengiriman: Khusus untuk tamu penting seperti Bu Risma, jangan hanya mengirim dan menunggu. Lakukan follow-up telepon atau pesan singkat (lewat ajudan atau sekretariat) untuk memastikan undangan diterima dan menanyakan ketersediaan waktu. Ini menunjukkan keseriusan dan perhatianmu.
3. Pentingnya RSVP: Cantumkan kontak person yang bisa dihubungi untuk konfirmasi kehadiran (RSVP - Répondez s’il vous plaît). Ini membantu panitia memperkirakan jumlah tamu dan mempersiapkan segala sesuatunya dengan lebih baik.
4. Sentuhan Personal (jika memungkinkan): Untuk undangan yang lebih terbatas atau sangat personal, kamu bisa menambahkan kalimat tangan kecil atau catatan singkat di surat fisik. Namun, untuk pejabat publik, ini mungkin tidak selalu relevan dan lebih baik tetap fokus pada profesionalisme.
5. Perhatikan Batas Waktu Pengiriman: Kirim undangan jauh hari sebelum acara. Idealnya, 2-3 minggu sebelum hari-H untuk tamu umum, dan 1 bulan atau lebih untuk tamu VIP atau pejabat publik yang jadwalnya padat. Ini memberikan mereka cukup waktu untuk menyesuaikan jadwal.

FAQ Seputar Surat Undangan Acara Masjid¶

• Apakah perlu stempel di surat undangan acara masjid?
  Ya, sangat disarankan! Stempel lembaga/panitia memberikan legitimasi dan menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dikeluarkan oleh organisasi yang sah.

• Berapa lama sebelum acara sebaiknya undangan dikirim?
  Untuk acara umum, 2 minggu sudah cukup. Tapi, jika ada tamu penting atau pejabat publik, kirimkan paling lambat 1 bulan sebelum acara agar mereka punya cukup waktu untuk mengatur jadwal dan memberikan konfirmasi.

• Bisakah menggunakan undangan digital (via email/WhatsApp) untuk acara masjid?
  Bisa saja, terutama untuk jamaah umum atau sebagai reminder. Namun, untuk tamu VVIP atau pejabat publik, mengirim hard copy atau undangan fisik via kurir/pos biasanya lebih profesional dan dianjurkan, diikuti dengan soft copy sebagai follow-up.

• Bagaimana jika ada perubahan jadwal atau detail acara setelah undangan dikirim?
  Segera informasikan perubahan tersebut kepada semua pihak yang sudah diundang sesegera mungkin. Kirimkan surat pemberitahuan perubahan resmi (bisa via email atau pesan singkat) dan sampaikan permohonan maaf atas ketidaknyamanan yang terjadi.

• Apakah harus mencantumkan dress code?
  Untuk acara di masjid, dress code biasanya tidak dicantumkan secara eksplisit, karena sudah umum diketahui untuk berpakaian sopan dan menutup aurat. Namun, jika ada dress code khusus (misalnya, tema warna tertentu), kamu bisa menambahkannya di bagian informasi tambahan.

Mengadakan acara di masjid, apalagi dengan kehadiran tokoh seperti Ibu Risma, memang butuh persiapan matang, termasuk dalam hal surat undangan. Dengan memperhatikan detail dan mengikuti panduan di atas, undanganmu pasti akan terlihat profesional, informatif, dan berhasil menarik perhatian para tamu.

Nah, itu dia panduan lengkap membuat surat undangan acara masjid, terutama jika ada sosok penting seperti Ibu Risma yang terlibat. Punya pengalaman atau tips lain saat membuat surat undangan? Yuk, bagikan di kolom komentar di bawah!